実務スキル

一行おきに空白の行を簡単に挿入する方法|エクセルテクニック
一行おきに空白の行を簡単に挿入する方法|エクセルテクニック 1024 551 Biz Tips Collection

エクセルを利用して資料を作って行く際、既存の行の間に新しい行を入れていきたいと思ったことははないだろうか?表計算というエクセルの基本からは離れているが、エクセルで報告資料を作成する業務などではよく遭遇する問題だ。その際、一行一行右クリックをして新しい行を挿入していく必要があるが、行が数百行あったり大量だとそれをやる気もうせる。そんな時に、簡単にそれも好きな行数だけ既存の行間に行挿入するテクニックを公開しよう。

 

まずは先頭列に番号を采番

今回のテクニックは下記図のような表の行と行の間に任意の数の空白行を挿入することが目的である。

 

下準備として先頭列に1.2.3.・・・・・と番号を采番する。采番は最初の2行に1.2.と記入した上で記入したセルを範囲指定。右下のかすかに四角くなっている部分を左クリックして下にスクロールすると簡単だ。

 

次は采番した列全体をコピー

采番をし終わったら、次は采番した範囲全体をコピーする。コピーをしたら挿入したい行数だけ下に貼り付けをしていく。もちろん、挿入する行は一行だけでなく、一度に複数挿入可能だ。

ココまで、完了すれば作業は終わったも同然だ。カンのいい人なら既に気づいているだろう。

 

仕上げの作業、フィルター・降順の整列

あとは、先頭行を選択しデータタブのフィルターを選択。

 

采番した列のタブ選択し、降順を選択。

 

行を規則的に挿入するには3ステップ!

簡単だろう。しかも、このテクニックのいいところは何行でも挿入可能なことだ。最後にテクニックの概要を確認して締めくくりとする。
①既存の表の先頭行に采番
②挿入したい数だけ采番をコピー
③フィルター・降順

エクセルは様々な機能を有しているので、その機能を組み合わせれば様々な作業を効率化することができる。自身のオリジナルの効率化を開発するのもエクセルワークの醍醐味のひとつである。

※本記事で使用したデータは疑似個人情報生成サービスを利用して作成したものとなっております。

 

変更箇所を一発で確認!パワーポイントの比較機能が知ってるとお得
変更箇所を一発で確認!パワーポイントの比較機能が知ってるとお得 1024 776 Biz Tips Collection

「上司が自分のファイルを最後に修正してくれた。どこを直されたか確認したい。」「ファイルのバージョンが複数あり、どこが違うのか確認したい。」このように、2つのファイルの違いを確認したい時が時々発生する。そんな時、パワーポイントのスライド1枚1枚見て変更箇所を探して確認していないだろうか。実は、パワーポイントにはそんな時に便利な比較機能がある。

 

意外と知られていない比較機能を使って、差分を一覧化!

例えば、自分が作成したファイルを、上司が最終修正してミーティングに利用されることは多いだろう。同じ間違いをしないためにも、上司の技を盗んで自分のスキルを上げるためにも、どこを修正されたのかしっかり知ることは大切だ。しかし、上司は一つ一つ直した箇所を教えてくれるほど時間がいつもあるわけではない。かといって、自分の目で一つ一つ更新箇所を探すのも意外と大変な上、さりげない箇所は見落としてしまうかもしれない。パワーポイントの比較機能はこの問題を一発で解決する。

2つのパワーポイントファイルの違いを表示できる比較機能は、「校閲」タブにある。使うには、「比較」アイコンを押して、比較したいファイルを選択するだけだ。

覚えることはこれだけだ。次に実際に使った場合を見てみよう。

 

2つのパワーポイントを実際に比較

以下の2つのパワーポイントを比較してみよう。

1つ目のパワーポイントを開いた上体で、比較機能を使って2つ目のパワーポイントを選択すると、以下のような画面になる。

右側に、変更箇所が一覧化されている。また、スライド上にも、変更があったオブジェクトには、ノートのようなアイコンがついていることがわかるだろう。これで、変更があった場所は一目瞭然だ。

変更した場所がわかったので、今度はどのような変更だったのか、それぞれについて詳しくみていく。その場合、ノートのアイコンか横の一覧をクリックすれば見れる。

上の画像のように、選択されたテキストのオブジェクトは、文面が「国内」から「日本」に変更され、色が変わり、行頭に点までついたことが一覧で見ることができる。

また、右下に「プレゼンテーションの変更」という欄があることにも気がつくだろう。
今回は例として一枚のスライドで比較したのでないが、ここには例えばスライドのページ位置を変更するなど、プレゼンテーション全体に関連する変更が表示される。

 

ファイル同士の違いを確認するには、比較機能を使うと早い

今回、上司の修正を例としてあげたが、それ以外にもファイルが二つあって、どちらを編集していいかわからず、どこが違うのか知りたい場合もある。また、1つのファイルを複数の人が編集してしまい、それぞれの編集を一つのファイルにまとめなければならない場合にも有効だ。

目でスライド1つ1つ特定するのはかなり時間がかかるし、見落としも多い。このように、動作を自動化できる機能は知っているだけで時間短縮に繋がる。必要になった時のために覚えておくとよいだろう。

条件をつけてグループ別ランキングを表示!エクセルでRANKIFのような順位を表示
条件をつけてグループ別ランキングを表示!エクセルでRANKIFのような順位を表示 1024 624 Biz Tips Collection

部署ごとの売上順位など、エクセルで条件別の順位を出したいことが度々ある。通常RANK関数でランキングを出すが、複数条件を指定できるIF機能のついたRANKIF関数はエクセルには存在しない。しかし、別の関数をうまく活用することで、条件を指定をしたRANKIF関数のようなことは可能だ。その方法について解説する。

 

RANKIFは、COUNTIFを使えば代用できる

ランキングとは、そもそもその項目よりも大きい(もしくは小さい)項目がいくつあるか表示する機能と言ってもよい。
つまりCOUNTIFS関数を使えば、本来エクセルにないRANKIF関数のような操作は実施可能だ。

以下の通り関数を組めば、条件別のランキングが表示可能だ。
—————————————————————————————
【大きい順ランキング】
COUNTIFS(順位を出す数値の範囲 , “>”& 順位を出すセル , 条件範囲1 , 条件1 , ・・・)+1
【小さい順ランキング】
COUNTIFS(順位を出す数値の範囲 , “<“& 順位を出すセル , 条件範囲1 , 条件1 , ・・・)+1
—————————————————————————————

順位を出す数値の範囲:順位を出す数値と比較するセルの全体範囲(「売上」の列など)
順位を出すセル:順位の数を出したい数値(「100,000円」のセルなど)
条件範囲1:条件が記載されているセルの全体範囲(「地域」の列など)
条件1:順位を出したい条件(「北海道」のセルなど)

条件が複数あれば、条件範囲2, 条件2、のように追加していけばよい。
具体例を使って解説する。

 

COUNTIFを使った条件別ランキング表示を試してみる

下記のエクセルに沿って実際に試してみよう。

これは、とある会社の顧客別の売上リストとする。これから地域別のランキングを表示する。

この会社は、主に「東京」「神奈川」「埼玉」で活動しており、顧客ごとの地域はA列に記載されている。
D列は、全体のランキングだ。通常通り、RANK関数でこれは出せる。

E列に、地域別の売上の大きい順でのランキングを表示する。
先ほどの通り、その場合の関数は以下の通りだ。
COUNTIFS(順位を出す数値の範囲 , “>”& 順位を出す数値 , 条件範囲1 , 条件1 , ・・・)+1

これを今回のケースに当てはめると、以下のような入力となる。
COUNTIFS($C$2:$C$20 , “>”& C2 , $A$2:$A$20 , A2 )+1

順位を出す数値の数値の範囲は、売上の順位を出したいため、C列となる。
順位を出す数値は、C列の中の、順位を出す特定の企業の売上セルだ。
条件範囲1は、地域ごとの条件で順位を出したいため、A列となる。
条件1は、同様に、A列の中の、順位を出すと特定の企業の地域セルだ。

順位を出す数値の範囲と、条件範囲のセルに「$」を入れているのは、E列全体に関数をコピーした場合に、全体範囲がずれないためだ。
結果、以下の通りになる。

例えば、O社は全体では6位だが、埼玉内では1位だとわかる。

 

COUNTIFSでグループ別順位を計算する仕組み

COUNTIFS関数は、そもそも条件に合う項目がいくつあるかをカウントする関数だ。ここでは、条件の合うもので「対象のセルよりも大きい(もしくは少ない)セルの数」を出している。そのため、大きいか小さいかで”>”と”<“の記号だけ違う。
また、そのままでは、一位のセルが「0」と表示されてしまう。それよりも小さいセルが他に一つもないからだ。最後の「+1」はそのためにある。

 

ドンピシャな関数がなくても他の関数で代用

ありそうでないRANKIF関数も、その本質が、対象のセルよりも大きい(もしくは小さい)セルの数をカウントすることだとわかれば、COUNTIFSという別の関数で代用できる。
このような小技をいくつか知っていれば、エクセル作成のスピードもあがるだろう。

手戻りは許さない!データセーブのショートカット
手戻りは許さない!データセーブのショートカット 1024 684 Biz Tips Collection

「データが消えてしまった。」「過去のバージョンのデータがない。」仕事の現場においてマイクロソフトオフィスを利用しているビジネスパーソンは95%を超えるだろう。そんな、必須アイテムとなっているOfficeシリーズの利用時、PCのウィンドウの開きすぎやメモリ不足、電池不足によってデータが失われた経験は誰しもが有しているだろう。最近は自動保存機能が強化されたため知らない人も増えてきたであろうファイルの保存ショートカットの方法とその有用性について改めて振り返ることとする。

上書き保存と名前をつけて保存の違い

まず、かなり基本的な内容からであるが念のため、おさらいしておこう。マイクロソフトオフィス製品以外にもPC系ソフト(デスクトップ・ローカル系ソフト)はセーブ(保存)機能がある。これらは基本的に2つセーブ方法を有している。それが、上書き保存と名前をつけて保存だ。「上書き保存」は、現状利用しているファイルに作業したことをそのまま上書きしてセーブする機能である。一方、「名前をつけて保存」は新しくファイルを作成して作業した内容をセーブする機能である。両者の違いは、もともとのファイルを残す(名前をつけて保存)か残さないか(上書き保存)の違いといえる。

かなり基本的なことであるが、両者の違いは?と聞かれてすぐに「元ファイルを残すか否か」と端的に答えられる人はどれだけいるだろうか。これから、学習していくショートカットを使う目的である手戻りの発生を極力下げるには重要な知識であるのでしっかり抑えておきたい。

上書き保存のショートカット

上書きのショートカットは簡単だ。

Ctrl+s:上書き保存

キーボードの左下周辺Ctrlボタンを押しながらsボタンを押すだけ。一瞬、マウスがロード中に変化すれば上書き保存完了だ。マウスの変化を見逃したなら、Ctrlボタンを押しながらsボタンを何回か連打しても良い。前書き部分にも書いたように本ショートカットは手戻りを防ぐ目的で定期的にセーブをしてもらう癖をつけてもらうために学習してもらっている。基本的にいくらセーブしても問題はないので、1作業終えたタイミングで無意識でCtrl+sを押してしまう癖をつけて欲しい。

名前をつけて保存のショートカット

名前をつけて保存のショートカットは実はもっと簡単。

F12:名前をつけて保存

以上だ。キーボードの上の方にある何に使うかわからないF1・F2・F3・・・・といったボタン達。彼らのことをFunction Keyというのだが、コレのF12が本ショートカットに該当する。コレを押すと以下のようなポップアップが出てくるので自分が保存したい任意の場所に名前を変えて保存をするという流れだ。

名前をつけて保存をする場合に気をつけなければ行かないことは、必ず名前を編集することだ。デフォルト(もともと入っている名前)が元ファイルの名前なので、いつの時点のセーブなのかわかるように「XXXXX(元ファイル名)_nichiji」や「XXXXX(元ファイル名)_ver.1.2」等と命名しよう。そのまま、セーブしてしまうと上書き保存と同じになってしますので注意だ。

上書き保存と名前をつけて保存の使い分けのタイミング

基本的に今回の目的は定期的にセーブをして、手戻りを発生させないことだった。そのため、簡単にセーブをする癖さえつけてしまえば目的は達成といえよう。しかし、思い出して欲しいのが名前をつけて保存は新しくファイルが増えるという部分だ。2つショートカットを覚えるのが面倒だったり、F12のほうが簡単だからこっちだけという風に考え、片方だけの習得で終わりにしてしまうとファイルが膨大に増えていくことになる。ファイルが増えPCが重くなるとセーブにも時間がかかり、セーブを失敗するリスクが増える。コレでは本末転倒だ。それではどうしたらよいのだろう。

最後に「上書き保存」と「名前をつけて保存」の業務における使いわけを説明する。
上書き保存は元ファイルが残らないセーブなので、ファイルを根本的に修正する際は使わないほうが良い。一方で、名前をつけて保存はファイルを残すセーブなので、ファイルの根本的な修正や関係者との相談次第では元ファイルに戻す必要性がある場合に適している。

簡単に言い換えると

上書き保存:細かい文言等の変更
名前をつけて保存:構成が変わるような変更

と覚えていただいても良いだろう。

ショートカットを使って随時手戻り防止を

PC作業の手戻りを防止するにはショートカットで随時セーブする癖をつけることが重要だ。適切なタイミングで適切な方法のセーブをする。その方法を確認して締めくくりとしたい。
・上書き保存と名前をつけて保存の違いは、元ファイルの保存
・上書き保存:Ctrl+s
・名前をつけて保存:F12(function key)
・基本的には上書き保存、方向修正がありそうな場合に名前をつけて保存
ショートカットは癖なので積極的に使って慣れていくことが重要だ。日々の業務で取り入れて使っていこう。

無駄に時間がかかりがちなリサーチの効率を上げる3つのコツ【基礎編】
無駄に時間がかかりがちなリサーチの効率を上げる3つのコツ【基礎編】 1024 718 Biz Tips Collection

「一日中ネット調査したが、特に成果が出なかった。」「途中で何を調べているのか、よくわからなくなった。」誰もが一度は経験あるのではないか。インターネットの普及により、リサーチ業務は大幅に短縮された。一方で、誰もがリサーチをできる前提となり、リサーチ訓練を受けていない人がリサーチを実施する機会も増えた。企画作成や戦略策定など様々な業務において必須作業となっているリサーチだが、リサーチ訓練を受けていない利サーチャーがリサーチを漫然とやると時間ばかりかかる。情報は武器だ。意識するだけで、今より効率的に情報収集ができる基本的なポイントを紹介する。

 

コツ①:深さ、幅広さ、スピードの優先順位を意識する

リサーチの深さ、幅広さ、スピードはトレードオフだ。どれかを重視すると他が弱くなる。
そのため、調査の目的に合わせて、3つのうちどれに重点が求められているのか、意識することが重要だ。

例えば、以下のような場合がある。
新規参入予定の業界の全体像を知りたい。
これは、広さ重視の調査だ。つまり、どんな商品で、どんな企業がいて、どんなトレンドなのか、調査カテゴリーするを広くかまえて調査すべきだ。商品の技術詳細や、企業一つ一つの戦略などといった、より踏み込んだ深い情報はまだ必要ない。広さ重視を意識していないと、そういった枝(細かい)の情報までついつい読み込んでしまい、時間がかかってしまう。

競合製品の技術詳細が知りたい。
特定の競合他社の今後の動きを分析したい。
これは、深さ重視の調査だ。特定の製品や企業について詳しく調べていく形になる。深堀する対象を定めたら、例えば類似する別の製品や競合についてまで調べるのは、通常必要ない。(厳密には、類似するものとの比較が対象をより知れる方法である場合もあるので、全く必要ないとは言えないが。)

競合が自社の新規事業案と同様のビジネスを実施しているか知りたい。
このように、クイックにピンポイントの情報だけ知りたいのは、スピード重視の調査だ。例のような、あるかないかだけ知りたいものはその典型で、このようなお題に時間をかけてしまっては、上司はいらついてしまうだろう。このような場合、通常上司はおまけの情報や示唆が欲しいのではなく、すぐに事実だけ知りたいのだ。

 

コツ②:リサーチの目的を常に意識する

何事もそうだが、目的を意識しないと、無駄打ち・空振りが多くなる。見当違いのことを調べている時間ははっきり言って無駄だ。
また、目的をしっかり意識すれば、上記の深さ、幅広さ、スピードでどれを意識するべきかもわかる。

例えば、競合について調査しているとする。
目的が意識されていないと、競合の様々な情報がまとまったきれいなリストができあがるかもしれない。その情報のうち、本当に上司が求めているものはどれほどだろうか。きれいな成果物を作ることは目的ではない。その成果物は、何かに使われるために作成されたはずだ。
そこで、そもそもなぜ競合を調査するタスクが与えられたのか考えてみる。(もしくは直接聞いた方が早い。)そうすれば、競合を調査する目的は、「競合が自社のメイン顧客層をターゲットにしたサービスを出そうとしていないか把握したい」、「競合の新戦略の自社事業への影響の可能性を把握したい」、「競合の製品の弱みを特定してシェア奪還の余地を考えたい」といったものだったかもしれない。であれば、競合の製品以外の調査を調べても、あまり関係ない場合が多いだろう。

同様に、「業界の全体像を把握したい」という調査に関しても、同じ広さ重視の調査だとしても、目的が「業界参入余地の検討」なのか「BtoB製品の顧客ターゲットとしての検討」なのかによって、調査で注視する内容は変わってくるだろう。

調査に限らず何事も、目的の意識は基本だ。

 

コツ③:仮説(ある程度の想定・予測)を持って調査する

目的が明確であれば、次に意識するべきは仮説だ。仮説は仮の答えのことである。ある程度の想定・予測・肌感覚とも言える。全く新しいことに対して仮説を立てるのは難しい場合もあり、そのような時はそれなりに広く調査する必要があるかもしれない。しかし、ある程度知識のある分野であれば、調べる前から、「もしかしたらこうなのじゃないか」と考えておくことが重要だ。自分が知っている業界と似ているからココも同じような考え方を持っているだろうと考えるのも妥当だろう。

例えば、「競合の製品の弱みを特定してシェア奪還の余地を考えたい」という目的の調査であるとする。「あそこの製品は、安いができることが限られており、ユーザーはそれをストレスに感じているのではないか」という仮説が立てられるかもしれない。そうすれば、その情報を、ウェブのユーザーレビューなどから、ピンポイントで探し出すことができる。
調べた結果それが違ったら、「高齢者も使用していると聞くが、あまり高齢者に優しい設計になっていないと思われる。高齢者が他にないからしょうがなくその製品を使っているが、実はストレスに感じているのではないか。」という仮説も出てきて、次はそれをピンポイントで検証すればよい。
このように、仮説→検証→違ったらまた仮設→検証を繰り返すと効率的だ。この時に重要なのは、正しい可能性の高そうな仮説から検証していくということだ。

このように、仮説は、調査内容をある程度しぼることで、リサーチを効率化できる。
もちろん、仮説の精度が低ければ、誰も思いつかなかったが実は重要だった内容を見落とす可能性が高まるリスクもあることは、忘れないで頂きたい。

 

時間は有限!やることは無限。。リサーチは効率よく

リサーチは、時間をかけようと思えばいくらでもかけられる。気づいたら時間ばかりたってしまうものだ。
コツ①:深さ、幅広さ、スピードの優先順位を意識する。
コツ②:目的を意識する。
コツ③:仮説を持って調査する。
これら基本的なコツ3つを意識すれば、効率的に情報収集できるだろう。ただ漫然と調査して、無駄に時間を使うことはなくなるだろう。
また、今回紹介したコツは、実際リサーチ以外でも応用可能な基本でもある。
更に具体的なリサーチテクニックは他にもあるので、いずれ紹介していきたい。

もう、いちいち画面を切り替えない!画面を2分割するショートカット
もう、いちいち画面を切り替えない!画面を2分割するショートカット 1024 682 Biz Tips Collection

資料を見ながら仕事をすることはないだろうか。Webサイトを見ながら資料作成したり、資料を見ながらメールを打ったり、複数の動画や記事を同時に見ることもあるだろう。できることなら、複数のモニターを用意してもらい作業をした方が何倍も効率的だと思ったことは何度もあるはずだ。
そんな時、画面を縮小・マウスで大きさを調整して画面分割をしているのではないか。地味にめんどくさい作業だ。しかし、もっと簡単に調整いらずで画面分割できるショートカットが存在するのである。

きれいに画面を2分割で業務効率アップ

画面分割は起動中のソフト(WebブラウザやMicrosoft Office等)のウィンドウをキッチリ2分割に分けてくれるショートカットだ。元画面が以下の通り。

Windowsボタン+→(右方向キー)

を押してみてほしい。

画像のようにブラウザが右半分ちょうどに分割される。あとは簡単、同時に開きたいソフトを起動して

Windowsボタン+←(左方向キー)

いとも簡単に2分割の画面が完成する。コレまで行っていた、画面を切り替えやマウスで見やすい大きさに調整する作業が短縮化できる。このショートカットの便利なポイントはキッチリ2分割されることだ。ウィンドウが画面いっぱいにキッチリ収まるので作業をする際に視覚的ストレスがなくなる。

Windowsボタン+↑は最大化、↓は最小化

次はウィンドウ最大化するショートカットだ。先述の要領で最大化されていないウィンドウを選択し、

Windowsボタン+↑(上方向キー)

そのまま、

Windowsボタン+↓(↓方向キー)

コレくらいであればマウスをつかえばいいのではと考えるひともいるだろう。しかし、本来ショートカットは多く利用する機能に設定されているものである。一日に画面の大きさを何回かえるであろうか?考えたことはないだろうがかなり多くの回数やっている作業なはずなので、これからショートカットですることにして損はないはずである。

Windowsボタン+Mで全てのウィンドウを最小化

最後にすべてのウィンドウを最小化するWindowsボタン+Mを試してみよう。

Windowsボタン+M

全てのウィンドウは最小化され、デスクトップ画面のみになったはずだ。基本的なウィンドウの調整のショートカットは以上だ。
先ほど、よく使う機能ほどショートカットが必要と説明したが、マウスで作業した場合とどれくらい違いがあるのか考えてみよう。最初に紹介した画面を右側半分に分割する場合は以下の作業となる。

マウス
1.マウスを見つける
2.ウィンドウを選択
3.右半分に移動(0.5秒)
3.高さを調整(0.5秒)
4.横幅を調整(0.5秒)
ショートカット
1.マウスを見つける
2.ウィンドウを選択
3.Windowsボタン+→(0.5秒)

2つ分作業が少なく、約1秒の節約になる。たった1秒かも知れないが、されど1秒。一日120回この作業をしていると想定すると2分間、高さ調整と横幅調整のために業務時間を費やしているのだ。2分間ずっと意味もなく高さ調整をするためにマウスを上下していることを想像するともったいない気がしてくる。

ウィンドウの調整はマウスを使わず、ショートカットで

最後に、本日紹介したショートカットをまとめて締めくくることとする。

右寄せ:Windowsボタン+→(右方向キー)
左寄せ:Windowsボタン+←(左方向キー)
最大化:Windowsボタン+↑(上方向キー)
最小化:Windowsボタン+↓(下方向キー)
すべて最小化:Windowsボタン+M

ショートカットの習得はあくまで慣れだ。なので、これから積極的にここで覚えたショートカットを使うようにしていって欲しい。無意識も含め、大体100回ぐらい利用してみると慣れてきて、ショートカットの方が使いやすいとなるはずだ。

知るだけでパワーポイント作業が楽になる!オブジェクトの書式コピー
知るだけでパワーポイント作業が楽になる!オブジェクトの書式コピー 1024 683 Biz Tips Collection

パワーポイントで資料を作成する時、オブジェクト(図形)の色や枠線、テキストのフォントやサイズ、などを統一することがよくある。フォントやフォーマットがバラバラな資料は見づらい。そんな時、いちいちスライドごとにオブジェクトを選択して色などを指定していないだろうか。そんな時に便利な書式コピー機能を解説する。

知らないと損するオブジェクトの書式コピー/貼り付け

書式コピーとは、パワーポイントのオブジェクト(図形)の色や枠線、オブジェクト(図形)内のフォントなどといった、デザインをそのままコピーできる機能だ。

以下のショートカットキーで簡単に実行可能だ。
書式コピー:Shift + Ctrl + C
書式貼り付け:Shift + Ctrl + V
通常のコピー(Ctrl + C)と貼り付け(Ctrl + V)に、Shiftを追加するだけ。操作は非常に簡単。コピーしたい書式のオブジェクトを選択して、書式コピー(Shift + Ctrl + C)のショートカットキーを使用、その後書式を貼り付けたいオブジェクトを選択して、書式貼り付け(Shift + Ctrl + V)のショートカットキーを使用するだけだ。
Homeタブ上のボタン(ブラシのアイコン)からでも使用可能だが、ショートカットキーを覚えた方が作業効率が上がる。

オブジェクトの書式コピーでコピーされるものには、色、枠線(の色や太さ)、影、文字の配置(左寄せなど)などが含まれる。

ただし、図形自体のコピーはされないので、要注意だ。例えば、四角いオブジェクトから丸いオブジェクトに書式コピーすると、色や枠線はコピーされるが、四角いオブジェクトが丸いオブジェクトに変更はされない。
当然、複数選択をして一括で書式コピーすることもできるので、筆者の場合は資料の統一性を確認する際に一括書式コピーを実施している。

デザインの統一・反復は、デザインの基本。書式コピーで効率化

デザインの基本でもあるが、資料内のデザインは、できるだけ統一されていた方が、洗練されて見える。逆にばらばらでは、せっかくの資料がチラシのような印象を与えてしまうだろう。そんな時に、デザインを統一する作業を効率化するのが、この書式コピー機能なのだ。