議事録

議事録は嫌い。誰が書いたって同じ。ソウ思っている方は多い。しかし、評価を上げるために議事録をキッチリ仕上げることは出世の登竜門と考えるべきだ。この記事ではなぜ議事録を出世の登竜門と捉える必要があるか、どのような議事録があるべき姿か？作った議事録をどのように共有すべきかについて解説していく。
この記事を読み終わるころには議事録を率先して書きたくなるだろう。

 

議事録は出世の登竜門。率先して自分の仕事にしよう

議事録は誰が書くのか。身近なMTGの議事録を書く人物を思い浮かべて欲しい。会議体によってことなるケースはあるが立場が下位であるヒトが書くケースが多いと思う。それは議事録ぐらいできて当然だ、誰でもできると思われているからだ。しかし、考えてみて欲しい議事録を書く人物を指定するのは誰か？そう、基本的に会議のオーナーだったり、会議の全体像を把握している人物でアルケースが多い。
つまり、どういうことか？議事録ぐらいできて当然だ、誰でもできると思って指名しているのは出世した人物なのである。要は能力が高く、既に評価されている人物が自分の過去と比較し、当然できるだろうと考えて振っている仕事なのだ。

一方で、議事録の実態はどうか？様々な案件に入り簡単なMTGの議事メモから一部上場企業の取締役会の議事録まで書いた経験のある筆者からすると、ほとんどの議事録がイケていない。つまり、会議のオーナーや参加者は不満の声を耳にしているというのが実態だ。

なぜ、このような事態が起きているのか？それは、議事録とは本当は大変高度な仕事であるにも関わらず、会社で能力の高い優秀な人物が誰にでもできる仕事と考えて、その考えが組織全体に蔓延しているからだ。

 

なぜ、議事録は難しい仕事なの？

議事録が難しい仕事といった理由は簡単だ。それは本来的に議事録はその会議内容のすべてを理解できていなければ書くことができないものだからだ。後述するが議事録は参加者がどのような思惑で発言をしているかを推察し必要な補足をして誰にでもわかる文章にする必要があるのだ。それだけ難しい仕事なのに議事録という仕事に対する期待値が低いのは残念なことだができるヒトも少ないのでそこにチャンスがある。

 

議事録のあるべき姿

現在の職場環境の中で最も身近な自分の出ていない会議の議事録を見て欲しい。利用された資料の簡単な説明とその説明への質問、状況がわからないが資料に載っていない物事に関するあまりつながりのない議論などという内容になっているのではないだろうか？はっきり言ってそのような議事録はダメダメだ！

議事録の目的は何か？議事録は会議の内容と次の会議へ向けた必要事項を証明することが目的だ。そして、会議には欠席の者が必ずいるので居なかった人物にも確実に分かる内容で記載する必要がある。これが議事録の最低条件だ。

人の記憶とは曖昧なもので、会議が終わった直後からその記憶は曖昧になっていく。2、3日前の自分で書いた議事メモを見直した時、何が書いてあるか分からなかった経験は無いだろうか？議事録を書く際には2、3日以降の自分でさえも会議欠席者になってしまうと捉えて置いてほしい。

また、ビジネスの最低限のマナーである簡潔にわかりやすくも重要だ。議事録の読者は基本的に職階が高く、多くの会議に出席している。長編大作小説のような議事録を書いても読む気にならない。必ず、冒頭に要点をつかめるわかりやすい内容を記載しておこう。

以下、あるべき議事録の構成を紹介する。

この中で最も欠けがちなのは要約の項目である。前述したとおり、ビジネスにおいてはこの項目が最も重要だ。逆にこの部分さえしっかりしていて、内容が間違っていなければ議事録のレビューワーは詳細まで目を通すことは少ない。要約の項目で会議の全体を要約した文章を書いてあるケースもあるが、発散した会議でそれは難しい。例であげたように「決定事項」、「To-Do」、「顕在化した課題」、「顕在化したリスク」などの項目分けして記載してあげよう。

なお、「決定事項」、「To-Do」、「顕在化した課題」、「顕在化したリスク」の項目分けは書くべき優先度順に並んでおり、これだけ抑えていれば十分といえる内容でもある。そのため、フレームワークにようにとらえ記載を心がけるだけでも優秀な人間としての評価はもらえるだろう。

 

議事録職人のメリットは会議の結果を決められること

会議では結論ができたのか曖昧な状態で議論が終わったりすることがよくある。このような場合、最も困るのが前に進めることができないことだ。会議の結論を捏造することは許されないが、曖昧な状況を会議外で調整し議事録として取り込むことで決定事項として取り扱うことができる。
また、決定事項を管理する立場にあるので多くの会議参加者のポジションや発言の意図もわかるようになるので社内政治をするために必要な情報を最も多く収集できるといってよいだろう。

 

書いた議事録の共有の仕方

議事録の面倒な点として、共有後の議事録の修正がある。通常議事録は書き下ろした後、会議出席者の承認を持って完成となる。上位者の多い会議では今後の議論において不利になるなどを考慮し、自身の修正を求めてくる参加者も多い。タスクとして議事録を早急に完成させたいことを考えると最も発言の多かった人物に直接対面して確認をするのが妥当だろう。もっと言えば会議の直後に会議室を出て行く前につかまえて確認をとろう。

 

議事録を制するものは会議を制す

企業という組織の中で会議は必須である。会議によって基本的な会社の意思決定が行われるといっても過言ではない。前述したようにヒトの記憶は曖昧なので、会議の内容を記録する議事録を書くという仕事はそれだけ重要な立場といえよう。彼・彼女に議事録を任せていれば安心だ。そのようなポジションを確立しておけば、内容を記録するという機械的な仕事ではなく、会議のオーナーとほぼ同等な立場で会議や会社と付き合うことができるようになるはずだ。
最後にもう一度いっておく。

「議事録を制するものは会議を制す」