変更箇所を一発で確認!パワーポイントの比較機能が知ってるとお得

変更箇所を一発で確認!パワーポイントの比較機能が知ってるとお得 1024 776 Biz Tips Collection

「上司が自分のファイルを最後に修正してくれた。どこを直されたか確認したい。」「ファイルのバージョンが複数あり、どこが違うのか確認したい。」このように、2つのファイルの違いを確認したい時が時々発生する。そんな時、パワーポイントのスライド1枚1枚見て変更箇所を探して確認していないだろうか。実は、パワーポイントにはそんな時に便利な比較機能がある。

 

意外と知られていない比較機能を使って、差分を一覧化!

例えば、自分が作成したファイルを、上司が最終修正してミーティングに利用されることは多いだろう。同じ間違いをしないためにも、上司の技を盗んで自分のスキルを上げるためにも、どこを修正されたのかしっかり知ることは大切だ。しかし、上司は一つ一つ直した箇所を教えてくれるほど時間がいつもあるわけではない。かといって、自分の目で一つ一つ更新箇所を探すのも意外と大変な上、さりげない箇所は見落としてしまうかもしれない。パワーポイントの比較機能はこの問題を一発で解決する。

2つのパワーポイントファイルの違いを表示できる比較機能は、「校閲」タブにある。使うには、「比較」アイコンを押して、比較したいファイルを選択するだけだ。

覚えることはこれだけだ。次に実際に使った場合を見てみよう。

 

2つのパワーポイントを実際に比較

以下の2つのパワーポイントを比較してみよう。

1つ目のパワーポイントを開いた上体で、比較機能を使って2つ目のパワーポイントを選択すると、以下のような画面になる。

右側に、変更箇所が一覧化されている。また、スライド上にも、変更があったオブジェクトには、ノートのようなアイコンがついていることがわかるだろう。これで、変更があった場所は一目瞭然だ。

変更した場所がわかったので、今度はどのような変更だったのか、それぞれについて詳しくみていく。その場合、ノートのアイコンか横の一覧をクリックすれば見れる。

上の画像のように、選択されたテキストのオブジェクトは、文面が「国内」から「日本」に変更され、色が変わり、行頭に点までついたことが一覧で見ることができる。

また、右下に「プレゼンテーションの変更」という欄があることにも気がつくだろう。
今回は例として一枚のスライドで比較したのでないが、ここには例えばスライドのページ位置を変更するなど、プレゼンテーション全体に関連する変更が表示される。

 

ファイル同士の違いを確認するには、比較機能を使うと早い

今回、上司の修正を例としてあげたが、それ以外にもファイルが二つあって、どちらを編集していいかわからず、どこが違うのか知りたい場合もある。また、1つのファイルを複数の人が編集してしまい、それぞれの編集を一つのファイルにまとめなければならない場合にも有効だ。

目でスライド1つ1つ特定するのはかなり時間がかかるし、見落としも多い。このように、動作を自動化できる機能は知っているだけで時間短縮に繋がる。必要になった時のために覚えておくとよいだろう。