ECRS(イクルス)とは?解説と例|業務改善・効率化のフレームワーク

ECRS(イクルス)とは?解説と例|業務改善・効率化のフレームワーク 1024 683 Biz Tips Collection

「業務量が多い」、「人員が足りない」などの時に役立つ、簡単に覚えられるフレームワークがECRS(イクルス)の原則だ。プロセスの改善でも、個人的な日々の業務の効率化でも、この原則を頭に入れておくと、思いつきで実行するよりも効果的だ。

ECRSは、Elimate(排除)、Combine(統合)、Rearrange(再編成)、Simplify(シンプル化)

ECRSは、業務効率化の4つの視点を、以下の順番で検討する考えだ。4つの視点の頭文字を取って、ECRSと呼ばれている。元々は生産工程を効率化するために使われることが多かったが、日々の業務でも活用可能だ。

Elimate(排除) ⇒ Combine(統合) ⇒ Rearrange(再編成・入替) ⇒ Simplify(シンプル化)

1つずつ見ていこう。

Eliminate(排除):業務をなくせないか?

始めに検討するのは、業務をそもそも排除できないかだ。生産における不要な工程や、オフィスにおける無駄な会議がなくなれば、業務は効率化する。とりあえずやめてみる、というのも手だ。
この会議は必要か?この研修は必要か?この資料は必要か?などと、まず排除の可能性を問うのが、ECRSのスタートだ。
ポイントは、Why(何のためにやっているか)と、What(何をしているのか≒目的に合ったことをしているのか)を意識することだ。

Combine(統合):業務をまとめられないか?

なくせない業務について次に検討するのは、他の業務とまとめられないかだ。業務はまとめてしまえば、準備や連絡などの関連するやりとりが減り、効率化できる。
・メンバーごとに別々に実施していた会議を1つにまとめる
・別々に実施してた、新人研修とPCセットアップを同じ時間に実施する
・複数あった報告資料を1つのフォーマットにまとめる
・似てる機能の部署を、1つの部署にまとめる
・商品をまとめて配送する

Rearrange(再編成・入替):業務の順序や場所などを入れ替えられないか?

消したりまとめたりできないのであれば、順序などを入れ替えることで効率化できないか考えよう。ECRSのRは、作業の順番の入れ替えだけと思われていることも多いが、ここでいう再編成は、業務の順序、リソース、場所、担当者、などの入れ替えも含む。
・営業を近いエリアの顧客を担当するように入れ替えて、移動時間を減らす
・会議の後に、同じメンバーの別会議を設定することで、人の移動や席の準備などの手間を減らす
・報告業務を2日前倒しにすることで、上長が次のステップにすぐに進めるようにする
・資料作成は、会議の後にする

CombineとRearrangeで意識するのは、When(いつやるのか)、Where(どこでやるのか)、Who(誰がやるのか)だ。

Simplify(シンプル化):業務自体を簡素化できないか?

最後に検討するのが、業務自体をよりシンプルにできないかだ。
・会議のアジェンダを減らす
・報告書の項目を減らす
・かかわる人を減らす
Simplifyは見方によっては、ある業務を更に細分化して、それぞれに対してまたEに戻って検討する、とも言えるかもしれない。
意識するのは、How(業務がどのように実施されているか、どれくらい実施されているか)だ。

ECRSで重要なのは、検討する順番

ECRSは、業務効率化における4つの視点を教えてくれるが、最も重要なのがその順番だ。ECRSの順番は、効果が大きいもの順になっている。業務の排除(E)がもちろん最も効果が大きい。次に業務をまとめるのが効果が大きい(C)、といったようにだ。

ECRSを意識しないと、Sの視点ばかりで業務改善を実施してしまう恐れもある。どんなにSの視点で業務を効率化しても、そもそもその業務が排除可能だったら、その努力は効果的でない。

また、Eで排除可能と結論が出れば、CRSは検討する必要がない。一方、C以降は、例えばCで統合可能と結論が出ても、その後RやSを検討してもOKだ。

ECRSを意識して業務を効率化

ECRSは簡単に覚えられるので、業務を効率化する時は、念頭にいれておくといい。
まとめると、ECRSは以下の4つの視点をこの順番で検討する。
Eliminate(排除):業務をなくせないか?

Combine(統合):業務をまとめられないか?

Rearrange(再編成・入替):業務の順序や場所などを入れ替えられないか?

Simplify(シンプル化):業務自体を簡素化できないか?