コンサルタントはエクセルワークが苦手。まずはエクセルワークの基本を理解しよう

コンサルタントはエクセルワークが苦手。まずはエクセルワークの基本を理解しよう 1024 684 Biz Tips Collection

コンサルティングファームと投資銀行に勤めてわかったことは、コンサルタントはエクセルワークが苦手ということだ。きれいな資料を作ってクライアントにプレゼンをしているコンサルタントたちは資料の見せ方において他のビジネスパーソンに比べて優位性があるものの、いざエクセルワークとなると素人同然になる。コレはエクセルをあくまで計算や管理表といった内部検討資料として利用しているためだ。おそらく、ビジネスパーソンの多くは同様の課題を抱えているだろう。本記事では、何に気をつければエクセレントなエクセルワークを実施できるか?といったことについて解説していくものとする。

 

Excel workの位置づけ

ほとんどの会社はMS-Officeを導入しており、その主要3ソフトである「Word」、「Power point」、「Excel」は業務の基本として浸透している。Excelは表計算ソフトなのでパワーポイント等の他の資料用のグラフを作成するために利用したり、数値分析を行うために利用されているので、実は最も表に出てきにくいツールといえる。

いざ、エクセルの見せ方や利用法についてスキルアップしようとしても、
・適切なテンプレートが見つからない
・表に出てくる他社資料がないので参考にできない
・進捗管理用のエクセルしかイメージがない
といった理由からエクセル資料のフォーマットが会社によってまちまちであったり、効率的な利用法が標準化されていない状況になっている。しかし、だからこそエクセルの基本原則を学ぶことは簡単に差別化できる最短ルートだと考えて欲しい。

 

エクセルを利用する際の基本スタンス:
「報告」と「共同作業」を意識

ココではエクセル作成における心得に触れていくものとする。業務全般について言えることだが、会社での業務は必ず「報告」と「共同作業」が含まれる。エクセルを利用した場合もこの点についてちゃんと意識をすべきだ。
冒頭で述べたとおりコンサルタントだったとしても、この辺をおろそかにしているケースが多い。これは「報告」や「共同作業」を意識していないメモ書きのようなエクセルが横行しているということだ。想定しているよりも自分の作成したエクセルを他人が見る機会は多い。自分が作成したエクセルを2週間まったく開かずに離れた後エクセルを見て欲しい。「報告」や「共同作業」を意識できていないエクセルだった場合、読解は非常に困難になっているはずだ。2週間後の自分も他人と捕らえるべきなのだ。
それでは「報告」や「共同作業」を意識したエクセルを作成するにはどうしたらよいのだろう。ファイルの利用者と閲覧者双方が見やすい/理解しやすい作り方を意識することが重要だ。そのためにはエクセルを論理的かつ見やすく作成する。報告者を意識してピラミッドストラクチャーに沿った形で報告し、ただの数値の羅列にならないように意識する。また、他の作業者にもわかるようにロジックツリーで展開したように構造的に表を作成することだ。ピラミッドストラクチャーやロジックツリーについては別の記事で紹介するのでそちらを参考にしてほしい。

いずれにせよ重要なことは「報告」や「共同作業」を意識して常に論理的かつ見やすくエクセルを作成することだ。

 

見やすい表を作るための基本原則

最後に見やすい表を作る他の基本原則を解説する。基本原則は2つのみで単純だ。

原則①:カラムの流れが論理的な流れになっている

人の視線はモノを見る時、決まった流れがある。パワーポイントの作成時に意識する流れと同様、表を作成する時も流れを意識する。表は左から右へ、上から下へ見ていくので、その流れを論理的な構成になるようにすべきだ。

原則②:不必要な情報は削除する

表を作成する際、アレもコレもと情報過多になってしまいがちだ。しかし、あくまで人が見ることが前提の資料。ノイズを極力削除するのが重要となる。数字や項目だけでなく、文字のサイズ・線・色づけ等についても不必要な情報を極力減らすのが見やすい表を作るコツだ。

 

エクセルの「報告」と「共同作業」における小技

基本原則は、解説の通りだ。他にもちょっとした小技はいくつかあるので紹介しよう。

むやみにセルの結合をしない

エクセルを作成していると構成の変更やセルの並び替えが発生したり、フィルターを使って一部の内容だけ見たり、といったことがあるだろう。セルを結合してしまうと、構成変更、並び替えやフィルターがうまくできなくなってしまう。ほとんどファイルをいじる可能性がなく、セルを結合しないと見栄えが悪い場合以外は、できるだけしない方がよい。
フィルターや昇順を使って確認される可能性のある表であれば、複数のセルの内容が同じでも、結合でなくそれぞれ同じ内容を記載した方が使い勝手がよい。
また、表頭などで1つの内容を複数セルにまたがって記載したい場合は、結合しないでもやり方がある。以下の通りだ。
対象の複数セルを右クリック⇒セルの書式設定⇒配置⇒横位置の中から「選択範囲内で中央」を選択

 

提出する際は、シートの左上のセルを選択した状態で保存する

報告で送ってもらったエクセルを開くと、ランダムな位置のセルが選択されていることはよくあるだろう。どんな印象を受けただろうか。作業中のような間隔を受けたり、どこから見たらいいかわからなかったりしないだろうか。
ほんの小技だが、各シートの左上のセルを選択した状態で保存しておけば、開いた時にしっかり完了したファイルである印象を与えることができる。

 

シートを整理する

シートの整理で気にするのは二つだ。
・名前を付ける。
・余計なシート(空シートなど)は消す。
特に、シート数が多くなる場合は必須だ。シート数が少なくても、完成度が高い印象を与えられる。

 

基本スタンスを徹底してライバルに差をつけろ

冒頭に述べたとおり、エクセルは基本が重要にも関わらず、その基本を徹底している人は少ない。基本を徹底するだけで他の人と差別化できるので非常に費用対効果の高いツールといえよう。基本スタンスとして「報告」や「共同作業」の他者を意識し、基本原則を守って見やすい表を作ってほしい。