仕事の進め方は段取り8割！スケジュール/タスク/ToDoの立て方コツ

• 編集部

「段取り」＝「作業の設計」
特定の業界や職種ではよく聞く言葉ではあるが、馴染みのない人にとっては違和感のある言葉かもしれない。

ここでは、”目的達成に向けて、自身が行う業務を明らかにし、To-Doやタスクを検討してスケジューリングする、一連の行為”と定義しよう。実はこの作業設計こそが全ての仕事の基本と言っても過言ではない。作業設計の出来不出来が最終アウトプットに大きく影響を与えるのだ。

本稿は主に新人ビジネスマンを想定したものではあるが、ぜひ、中堅以上の皆様も一度目を通してみて、正しい作業設計が日々出来ているか確認してもらいたい。上司と仕事のソリが合わない、仕事が遅いと指摘されているといった方がこれを知って劇的に改善した例がある。

理解を深めるために以下のような状況に置かれたと想定して欲しい。

日々業務に頑張るあなたは上司から次のような言葉を掛けられた。

「翌月曜日朝一の定例会議の場で君に調べてもらっている範囲の検討状況をプレゼンすることとなった。君の最近の頑張りを見ていて、資料にどう落とし込むかも含めプレゼンを一度任せてみたい。もちろん、事前に私の確認を通してね。あ、それと、検討状況の1つの◯◯に関しては他部署の石井さんも別の切り口から進めているから、彼の検討状況もプレゼン内容に含めておいてね。」

初めてのお客様へのプレゼンのチャンス。ここで頑張りと能力を伝えてこの先につなげたいと意気込むあなた。さあ、どうやって進めていこうか。順を追って解説していきたい。

ゴールまでの道筋を描こう

① 関係者（ステークホルダー）を把握する

業務に関わる関係者（または社）を洗い出そう。

一概に正解と言える指標はないが、初期の段階（全体像を把握する段階）ではあまりに細かすぎる粒度は避けたほうがよい。意思決定または作業の代表者程度にとどめておくのが望ましいだろう。
本件の場合だと上司、石井さん、自分となるだろうか。

②ゴールの確認とマイルストーン(中間地点)の設定

簡単に言えば、「いつまでに何をしなければいけないかを把握して、ゴールから逆算してやらなければならないことを洗い出していく」作業だ。
小学生でもできると思っただろうか。もちろんだ。難しいことはやっていない。
本件の状況において、自分ならどうするだろうか、少し読み進むのを止めて考えていただきたい。
ただし、1つだけ留意してもらいたいポイントがある。それは、可能な限り具体的に日時を検討することだ。誤っていても構わない。「所与の条件を考えればそれくらいはいるよね」を繰り返して、お尻から頭までのスケジュールをひいていってもらいたい。

改めて本件について、ゴールを確認した上で逆算していくと、、

ゴール-1：上司への説明
⇒ダメ出しを受けて修正を行う可能性がある。上司は木曜の朝一と金曜の午後しか空いていない、、、となると、遅くとも木曜日の朝9時には説明に行かなければいけない

ゴール-2：資料完成
⇒上記に則り、水曜日中には資料を作っておかなければ。

ゴール-3：資料素材収集
⇒資料を作るために必要な素材はどうなっているんだっけ。石井さん以外のパートは私の方で集まりそうだ。となると、石井さんから水曜日中にはヒアリングする必要があるぞ。石井さんの予定は、、火曜日の午前しか空いていない！もう月曜日の夕方だ！今すぐに石井さんに明日の打合せの依頼をしなければ！

いかがだっただろうか。

まずはじめに、初めてのチャンスに意気揚々として、資料の構成をどうするか、見せ方をどうするか考えた人も少なくないのではないだろうか。
そう、少なくとも本件の場合においては、調査内容の検討や資料構成の検討などより、まず第一に石井さんにアポを取らなければ上司がオーダーした内容を満たすことすらできない可能性が高かったわけだ。

③成果物と主要な検討項目の洗い出し

作業設計は百利あって一害なし！絶対やろう