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外資コンサルのかっこいいパワーポイントポンチ絵【登録なし・無料】
外資コンサルのかっこいいパワーポイントポンチ絵【登録なし・無料】 1024 683 Biz Tips Collection

かっこいいパワーポイントを作りたい。おしゃれなスライドで顧客を魅了したい。多くの人は思っているはずだ。
ただ、資料の期限やいい見せ方が思いつかなくて、あきらめたり時間の浪費をしたりすることがある。

きれいなパワーポイント資料を作る代名詞であるコンサルタントが短期間できれいなスライドをたくさん作れるのには訳がある。
それは、スライドの見せ方のストックをたくさん持っているからだ。コンサルタントたちはそれらの見せ方集のことをPowerLibraryと呼んでいる。

ビジネスパーソンのビジネススキル向上を目的とした攻略サイト「BizTipsCollection」では、実際の現役コンサルタントたちが利用しているPowerLibraryを無料・登録なしで公開している。
見せ方やデザインではなく、ストーリーやロジックといったより付加価値の高いところに限られた時間を充ててほしいからだ。

以下では、ダウンロードの方法を紹介する。直接.pptのパワーポイント拡張子でダウンロードできるので、どんどんダウンロートして活用していってほしい。

 

メニューの実務スキル「Power Library」をクリック!

 

好きなスライドテンプレートを選択し、リンク先へ

 

ダウンロードページでDOWNLOADのボタンを押すだけ!

 

以下のリンクからも飛べるのでぜひ、ダウンロードを

 

【画像で解説】パワーポイントで1 枚だけデザイン変更する方法Office 2016|パワーポイント基礎編
【画像で解説】パワーポイントで1 枚だけデザイン変更する方法Office 2016|パワーポイント基礎編 1003 655 Biz Tips Collection

パワーポイントでスライドマスタ(背景)を一部だけ変更する方法を紹介する。 1ページだけデザインを変更したい。表紙だけデザインを変更したい。はたまた、背景をページごとに変えたい。
そんなときに利用できる方法を解説する。
対応バージョン:office 2007・2010・2013・2016・365 solo

 

スライドマスタ(背景)を一枚だけ変更するには

基本的にこれまでのどのバージョンでも一枚だけ変更する方法は同じだ。

1.「デザイン」タブを開らく

 

2.デザインを変更したいスライドを選択

 

3.「テーマ」のプルダウンをクリック

 

4.選択したいテーマを右クリックして「選択したスライドに適用」をクリック

 

なお、自分で作成したテーマはユーザー定義の中に入っているのでそちらを選択すれば完成となる。

 

【画像で解説】パワポの邪魔なデザインアイデアを消す方法|パワーポイント基礎編
【画像で解説】パワポの邪魔なデザインアイデアを消す方法|パワーポイント基礎編 1003 655 Biz Tips Collection

パワーポイントに画像などを貼り付ける際に出てくるデザインアイディア(Design idea)。かっこいいパワーポイントを簡単に作れるように実装されたものだが、まぁ~使わない。デザイナーじゃない限り、多くの場合は基本テンプレートを持っていてそれに沿った形で作る。しかも、勝手に動いて処理が遅くなるので厄介だ。
基本的に自動でデザインリコメンドを行ってくるので、今回はそれを無効(オフ)・非表示にして集中してパワーポイントを利用できるようにする方法を解説する。

 

PowerPoint Design Ideaの機能とは?

デザインアイデアとは、パワーポイント2016から実装されたパワーポイントのデザインアイデアを自動で生成する機能だ。
以下のように画像データを貼り付けると自動でデザインを提案してくれる。

しかし、意外と求めているようなデザインは少なく。多少PCのスピードが遅くなってポップアップを消すという作業を強いられることになった。
重いパワーポイントファイルなどで資料作成している際には、処理がとまるなどの状況にもなるのでパワポ職人の方々にはやめて欲しい機能であろう。

 

デザインアイデアの自動提案機能を無効にする方法

デザインアイデアを消すためにはパワーポイント上で以下の処理が必要だ。

ファイルタブを開く

以下の画像のように「ファイルタブ」のタブをクリックする。

そして以下のように「オプション」を開く

 

オプションの設定

オプションを開くと開いたままの画面「基本設定」に以下のような画像が表示される。

Powerpoint デザイナーの区分の「デザインアイデアを自動的に表示する」のチェックをはずせば、設定完了だ!

 

デザインアイデアの出し方

再度、デザインアイデアを使いたくなり、出すためには逆の作業をすればよい。

Powerpoint デザイナーの区分の「デザインアイデアを自動的に表示する」のチェックを入れれば設定完了となる。

 

もしもの時にデータが消えないように、機能をオフにしておこう!

冒頭で説明したように、本機能は意外と処理に時間がかかる。そのため、重要な未編集のファイルを取り扱っていた場合、最初からやり直すことにもつながる。
以下の作業をしてデザインアイデア機能を無効にしておこう。
1.ファイルタブを開く→オプション→基本設定
2.Powerpoint デザイナー→「デザインアイデアを自動的に表示する」のチェックをはずす

 

【やってはいけない!】現役コンサルが語るダメな資料のNGワード集|パワーポイント基礎編
【やってはいけない!】現役コンサルが語るダメな資料のNGワード集|パワーポイント基礎編 1024 733 Biz Tips Collection

資料作りは以外に繊細なものでダメなワードが入っていると全体の出来が悪く見えてくる。本稿ではダメな資料にありがちなNGワード/タブー集の例を紹介していく。このようなワードがキーメッセージなどに入っている場合はその資料の文章や文言を必ず推敲して欲しい。

 

キーメッセージの重要性

「意外と知らないパワーポイントの書き方の基本構成とその名称」にてキーメッセージの役割は触れたが、資料の最も重要な部分はキーメッセージである。多くの人はスライドの中身の部分(コンテンツ)にばかり気を取られて、場合によってはキーメッセージが存在しない資料すらある。コンサルティングファームのマネージャー職以上がレビューの際にキーメッセージのみを確認するなどはよく目にする光景だ。

以下の資料を見て欲しい。資料の作り手としては細かい論拠(ファクト)などコンテンツのが重要であると感じるかも知れないが、読み手としてはその資料の結果どうするべきか。キーメッセージを認識することが重要とわかるはずだ。

つまり、キーメッセージさえちゃんとしていれば、基本的によい資料となるのだ。

 

キーメッセージはシンプルかつ構造的な文章でなければならない

キーメッセージに長文を書いてしまう人がいるがそれは避けて欲しい。なぜなら、文章の構造が複雑だと読み手は解読することに労力を使うこととなり、内容の理解や判断の能力が鈍るからだ。そのため、主語と述語をしっかりと意識して、形容詞や形容動詞、接続詞の取り扱いには気をつけなければならない。

 

いけていない文章とは

文章が長文になったり、わかりにくいなと感じた場合は以下の点に気をつけて書き直して欲しい。

① :主述関係が不明確
– 述語はあるけど、主語がない
– 主語と述語が離れすぎている

② :「修飾語が多い」
– 変化の著しいIT業界の中、従業員の働きやすさも追求せねばならない貴社は・・・
– 全社的な反対の中発売されたものの、発売以来、順調な成長を遂げてきたA商品は・・・

③ :実はイメージのつきにくい文言
– 「適切で迅速な」対応
– 「顧客ニーズを充分に汲み取るための」検討←

④ :無駄に文章を連ねている
– ~、しかし~
– ~で、~で、~

 

資料へ使ってはいけないNGワード

前章で紹介した「③ :実はイメージのつきにくい文言」はかなりの割合で資料に登場する。その意味を聞かれた時に答えられなければ、資料としては欠陥品となる。冒頭に述べたように以下の文言を使っている際は必ず文言を推敲しよう。

 

NGワードを発見した際は文章を再度推敲しよう

・キーメッセージはパワーポイントの最重要項目
・文章はシンプルかつ構造的に
・NGワードと以下の要素に気をつけよう
①:主述関係が不明確
②:「修飾語が多い」
③:実はイメージのつきにくい文言
④:無駄に文章を連ねている

 

 

 

 

【コピーするだけ!】エクセルの行みたいにABC~ZZを連続して入力する方法|ABCオートフィル
【コピーするだけ!】エクセルの行みたいにABC~ZZを連続して入力する方法|ABCオートフィル 1024 731 Biz Tips Collection

エクセルの行表記のようにA B Cを連続で入力したいと思ったことはないだろうか?123のようにドラックすると自動で数値が増えていくように、ABCもA,B,C→AA,AB,AC→BA,BB,BC・・・といったようにアルファベットを規則的に自動入力することが出来る。
例えば、大量のデータベースが横カラムで構成されている場合に縦横を変換する場合などに有効であろう。それ以外にも、数値以外のアルファベットでフラグを立てる場合などにも有効である。

 

数値のようなデフォルト搭載の機能では出来ない!?

エクセルのオートフィル機能は以下のような設定が画面で定義可能だが、これ等のデータは一定の周期でループ(繰り返し)になっていることが前提だ。そのため、巷の記事で関数を使って解説してるA~Zまでの繰り返しは設定可能である。前項の例であげたような「数値以外のアルファベットでフラグを立てる場合」には有効であるので、設定しておくのも良いだろう。

この画面には
「ファイル」→「オプション」→「詳細設定」→「全般」→「ユーザー設定リストの編集」
でいくことが出来るので、暇があれば設定しておいても良いだろう。
コピー&ペーストできるようにアルファベットを記載しておく。

”a,b,c,d,e,f,g,h,i,j,k,l,m,n,o,p,q,r,s,t,u,v,w,x,y,z”

 

AA,BB,CC~ZZのオートフィルを作るには?

端的に言うとエクセルの行と同じようなアルファベットのオートフィルをするためには関数の利用が必要だ。
利用シーンに応じて以下の関数をコピーアンドペースとしてくれれば良い。

 

任意の位置から右に「A,B,C→AA,AB,AC→BA,BB,BC・・・」を表示

=SUBSTITUTE(ADDRESS(1,COLUMN(A1),4),1,)

 

任意の位置から下に「A,B,C→AA,AB,AC→BA,BB,BC・・・」を表示

=SUBSTITUTE(ADDRESS(1,ROW(A1),4),1,)

 

式を入力した「列名」が表示

=SUBSTITUTE(ADDRESS(1,COLUMN(),4),1,)

 

細かいスキルをアップデートしてエクセルスキルをアップデートしよう

以上のような細かいテクニックは実は日ごろの業務の効率化や出来ることの幅を広げてくれる。
積極的に学んで習得していこう。

 

 

 

【3分でわかる】例説!エクセル 絶対値を計算する方法 | エクセルテクニック基礎編
【3分でわかる】例説!エクセル 絶対値を計算する方法 | エクセルテクニック基礎編 1024 667 Biz Tips Collection

エクセルを利用して分析や報告書を作成する際に意外と手間取る絶対値の計算方法について解説する。例えば、ビジネスシーンでは目標値との乖離を分析するなどの絶対値を計算上求めることがある。そんな時に利用する関数について解説する。
また、絶対値で平均値・最大値・最小値・合計などを出す方法についても解説するので必要があれば確認して欲しい。

なお、絶対値とは0からの距離のことを指し。マイナス(ー)を取った数値のことを言う。

 

絶対値を計算する関数はABS

絶対値を計算する関数はABSというもので、絶対値の英訳であるAbsolute valueの頭文字3文字を取った関数となっている。

(括弧)内の引き数はセルだけではなく数値、数式でも可能だ。戻り値は(括弧)内の計算結果の絶対値が返ってくる。

 

絶対値を使った平均値・最大値・最小値はひと工夫必要

絶対値の取り扱い方法は大して難しくないがひと工夫必要だ。直感的に考えられる各関数の引数にABS関数を呼び出すのみの以下の計算式では正しく計算されない。

これは、ABS関数の引数が「セルの範囲」ではなく「セルの指定」を求めているためである。これを受けて絶対値を求める用の新しい列を計算する方法もあるが、今回はそれをせずに平均、最大値、最小値を計算するセルの計算式のみを計算する方法を解説しよう。

解決策は簡単で計算式を入力後「Shift」+「Ctrl」+「Enter」を押すことで同様の結果にもなる。中をみてみると誤った関数が{}で囲まれている。このショートカットをせずに{}で囲むだけでは処理は実行されないので気をつけて欲しい。ショートカットとしてこれはCSE数式というもので、範囲指定されている計算を個別に計算するという命令をする関数だ。これにより、エラーになっていた関数が計算可能になる。

 

目標値から乖離した店舗売上の計算例

以下では各店舗の売上が目標値からどれだけ乖離するかを検討する例を通して前章「絶対値を使った平均値・最大値・最小値はひと工夫必要」の詳細について解説する。

上記の表の通り、誤った関数で作成したものと正しい関数で計算したもので計算結果に差が出ることに注意して欲しい。例えば、最小値の計算では誤ったほうでは20となっており、最も小さい-20が絶対値化された値となっている。しかし、ココでほんとにほしい数値は0であるはずなので必ず正しい「Shift」+「Ctrl」+「Enter」を利用しよう。

 

まとめ

・絶対値の計算はABS関数
・ABS関数で平均値、最大値、最小値を返す際は「Shift」+「Ctrl」+「Enter」を押すこと!

この2点に注意して絶対値を利用した計算をおこなって欲しい。

 

【コツ徹底解説!】エクセル データ整理・クレンジングの早ワザと失敗例②|整理方法
【コツ徹底解説!】エクセル データ整理・クレンジングの早ワザと失敗例②|整理方法 1024 671 Biz Tips Collection

前回の「【コツ徹底解説!】エクセル データ整理・クレンジングの早ワザと失敗例①|作業設計」では、膨大なデータをエクセルで整理する際に気をつけなければならないことについて触れた。データの内容を確認し、どのようなデータへ整理していくかの設計図を作成し、上司と握ることが重要と述べた。今回は実際のデータ整理においてどのような方法(エクセルの帰納や関数)を利用してアウトプットデータを作成していくか述べるものとする。

なお、本シリーズで説明する内容は筆者が考える最短でデータ整理をするために利用する方法論と全機能である。複雑な関数や機能を利用することで欲しいデータを作ることは可能かもしれないが頭を使ったり、試した結果できなかったりすることを考慮すると本稿で紹介した手法のみでデータクレンジングをやり遂げる気持ちで業務を遂行して欲しい。

 

エクセルでデータ整理を行う際に利用する機能と関数

前回整理するデータに葉以下の3種類のデータがあることを紹介した。まず、データの項目の内容を確認する際とそれらのデータを整理する際に利用するエクセルの機能と関数を対応させて紹介する。
データの項目の内容を確認
ー重複削除
-フィルタによる降順並び替え
-区切り位置の指定

重複データ
ーフィルタを利用したフラグ付け
ー重複削除

Nullデータ
ーフィルタを利用したNullデータの書き換え

異型データ
-一括置換
ー全角カナを半角カナに変換するASC関数
-文字データを数値データにするVALUE 関数
-【参考】表示形式の変更が反映されない場合に利用するVBA

 

重複削除

重複削除は「データの項目の内容を確認」と「重複データ」の整理の際に利用するエクセルの機能だ。機能の内容は文字通り、選択した範囲から同一のデータを削除する機能だ。これにより、データ項目に重複したデータがどれくらいあるかを把握し、実際に重複しているデータを消しこんでいくことになる。

それでは具体的な利用方法について確認していく。なお、以下同様の整理手法についても同様であるが、作業する際は必ず元データを直接編集しないようにして欲しい。元データを残しておかないと、作業に失敗した際など、元に戻れなくなる恐れがある。

 


重複削除機能は、以上の様にデータタブのデータツール内にある。
項目をクリックすると以下のようなポップアップが出現する。

 


この画面ではデータが重複している場合に一緒に消すデータの列を選択する画面だ。データ項目の内容の確認の場合は対象となる列のみを選択してやればいいので重複確認をしたい項目のみチェックしてその他全てのチェックをはずす。重複データ削除の際はレコードを同時に削除するので重複をチェックしたい対象となるカラムの列を選択しておこう。

こうして重複データを削除していく。

 

フィルタによる降順並び替え

フィルタによる降順並び替えは、「データの項目の内容を確認」で利用する機能だ。その他の作業でも実施作業が反映されているか確認する際に利用できる。内容は、フィルターをかけてあいうえお順や数字順に並べ替える機能だ。不規則なデータを一定の規則によって並び替えることでデータの規則性を把握しやすくなる。

使い方は以下の通りだ。
整理するデータ全体を選択し、以下のボタンを押す。フィルターボタンはデータタブの並び替えとフィルター内に存在する。なお、データの項目名(カラム)を設定せずに空白にしているとフィルターを正しく設定できないので、メモ的なカラムだったとしても何かしらの名前をカラムに命名しよう。

フィルタボタンを押すと、下の図のような▽マークがカラムにつくので並び替えをしたいカラムの▽マークをクリック。
すると、ポップアップが出てきて降順を選択しよう。

 

 

区切り位置の指定

区切り位置の指定は「データの項目の内容を確認」の際にひとつのデータになっているが分解すれば使えるデータを整理する際に利用する。カンマ区切りのデータやIDなどの采番規則内に年齢が含まれていることがわかった場合などに利用する。例えば、「男性,44歳,東京都」・「22114898020170912」(最後の8桁が日付になっている)などの場合だ。

利用法は対象となるセルを選択し、データタブのデータツールにある区切り位置をクリックする。

どの後、どのような区切り方をするかの以下のような画面が出てくるので、データに応じて設定をするだけだ。なお、分割されたデータは右側のセルにずれていくので、右側にデータの入ったセルがないような状態にして利用しよう。

なお、左右のデータのみの抽出であれば、RIGHT関数やLEFT関数、MID関数を利用したすることで大体可能だ。
利用方法は
=RIGHT(対象となるセル,抜き出す文字数)
だけで完了だ。

 

フィルタを利用したフラグ付け

フィルタを利用したフラグ付けは、「重複データ」で利用する機能だ。そもそもフラグ付けとは作業者が認識できる目印のようなもので、例えば「男」で「50歳以上」の人にフラグをつけて管理しやすくしようとする場合などに使える。名寄せの際などに同姓同名だが違う人を見分けるフラグとして利用するのも効果的だ。

使い方は前項のフィルタと同様のなのでフラグ付けをメインに解説する。フラグの付け方は簡単だ。
以下の図のように対象となるもの1,0などのフラグをつければよい。まずは手作業でやる場合。

フラグ用のカラムを作り、先ほどの手順でフィルターをかける。
その上で、例えば40代の人を抽出するのであれば、▽マークがカラムを選択し上記図真ん中の図ように40代にチェックを入れる。

その上で、フラグのセルに1を入れていく。この際、データ量が多い場合コピー&ペーストを使いたいが気をつけて欲しい。単純にコピー&ペーストをするの消えているはずのレコードにも1が入ってしまうので以下の手順をはさんでコピー&ペーストを実行しよう。

もうひとつの方法として関数を使う方法がある。利用する関数は最も有名なIF関数だ。
IF関数で必要な条件を立てて”1”、”0”などのフラグを立てるのも良いだろう。

 

フィルタを利用したNullデータの書き換え

フィルタを利用したNullデータの書き換えは、「Nullデータ」を整理する際に利用する機能だ。Nullデータがあると集計作業で問題が発生しやすいのでN/Aなどを入れるようにしよう。

利用方法は前項で説明した「フィルタを利用したフラグ付け」のフラグと同様のやり方でフラグの代わりにN/Aを記載すればよい。

 

一括置換

一括置換は「異型データ」の修正で利用する。機能は「マチガイ」→「マチガイ」などに置換することだ。Ctrl+Hで置換ポップアップの呼び出しが可能である。タブでは以下、ホームタブの編集の一番右側にある。

 

全角カナを半角カナに変換するASC関数

ASC関数は「異型データ」の修正で利用する。機能は全角文字を半角文字に変換する。逆に半角文字を全角文字に変換するのはJIS関数だ。状況によって使い分けて欲しい。いずれの関数ももともと全角または半角のものはそのまま表示されるので、本関数を記載した列追加すればそのまま利用可能となる。

利用方法は
=ASC(対象となるセル)
だけで完了だ。

 

文字データを数値データするVALUE 関数

VALUE 関数は「異型データ」の修正で利用する。機能は文字データを数値データに変換する。アクセスを知っている方であればより意識をしたことがあるであろうが、データには型というものが存在する。エクセル上で文字データとして認識されている”1”は、例えばSUM関数などで集計することが出来ない。データ型の詳細説明は省くが、この関数はデータ型を修正しカウント可能なものに変更する。

例えば、電話番号などは文字データとして認識されるケースが多く、データの抽入方法によってはIDなどの連番も文字データとしてカウントされてしまうことがあるので、それを数値として利用したい場合に本関数を利用する。
データ型は下記の表記を見れば確認可能だ。

利用方法は
=VALUE(対象となるセル)
だけで完了だ。

 

【参考】表示形式の変更が反映されない場合に利用するVBA

なお、上記「文字データを数値データするVALUE 関数」で解説したデータ形式は以下のように変更することも可能だ。

しかし、データが量が非常に多い場合、データ型の表示は変わっているのにセル内部に反映されていないケースがある。その際、いちいちセルをクリックしなければ反映されない状況になってしまうのでデータ量が多い場合は実行性にかける。そんな時は以下のVBAを試して欲しい。

方法は、開発タブにあるVisual Basicを押して以下の作業を図の通りに実施するのみだ。選択されている列を上から順にクリックするというVBAなので自動でクリック反映作業を実施してくれる。

以下、コードをコピペしてそのまま図の通りに貼り付けて実行しよう。

Sub reconfirm()
For Each e In Selection
e.Value = e.Value
Next
End Sub

 

知ってる方法でどう解決するかに注力しよう!

冒頭に解説したとおり、上記で紹介した方法がデータクレンジングを行うのに必要最低限かつ十分な手法だ。エクセルにはさまざまな機能があり大変便利であるが機能や関数の理解が不十分であると思わぬ作業手戻りにつながる。あたらしい方法を試すのものよいが知っている方法でどう解決するかに注力しよう。一方で、確かに新しい方法を使えるようになると作業設計の幅が広くなるのも事実だ。一回のデータクレンジングにつき新しい方法1個くらいを目安に習得していくのは悪くないかも知れない。

最後にまとめとして、必要最低限かつ十分な手法をおさらいする。
データの項目の内容を確認
ー重複削除
-フィルタによる降順並び替え
-区切り位置の指定
重複データ
ーフィルタを利用したフラグ付け
ー重複削除
Nullデータ
ーフィルタを利用したNullデータの書き換え
異型データ
-一括置換
ー全角カナを半角カナに変換するASC関数
-文字データを数値データにするVALUE 関数
-【参考】表示形式の変更が反映されない場合に利用するVBA

【コツ徹底解説!】エクセル データ整理・クレンジングの早ワザと失敗例①|作業の設計
【コツ徹底解説!】エクセル データ整理・クレンジングの早ワザと失敗例①|作業の設計 1024 671 Biz Tips Collection

エクセルで膨大なデータを整理しなければならないことはないだろうか。ほとんどの場合は顧客データの整理などマーケティング関連の業務だ。データ整理(データクレンジング)のゴールはデータ分析であることが多いが、きちんとしたシステム設計をしていない限りかなり雑多なデータとして蓄積されているケースが多い。現場のオペレータがメモ代わりに使っていたり、記載方法の教育が徹底されていないからだ。おそらく、この記事を見ていただいている読者はとりあえず手をつけたものの途方もない作業に気が遠くなり簡単な方法がないか模索した結果であろう。

データクレンジング業務には手戻りが必ず発生し、結果としてかなりの時間がかかる。本シリーズで紹介する内容を読み、もう一度業務の設計を見直して、少しでも早くデータ整理の呪縛から開放されて欲しい。

なお、本シリーズで説明する内容は筆者が考える最短でデータ整理をするために利用する方法論と全機能である。複雑な関数や機能を利用することで欲しいデータを作ることは可能かもしれないが頭を使ったり、試した結果できなかったりすることを考慮すると本稿で紹介した手法のみでデータクレンジングをやり遂げる気持ちで業務を遂行して欲しい。

 

データ整理の流れをもう一度確認

データ整理の流れは以下の通りだ。

データ項目を確認し、アプトプットイメージを作成、データ整理実施となる。

後半のデータ整理作業の実施項目が多いので、そちらに目が行きがちだ。しかし、データ項目の確認とアプトプットイメージの作成は、手戻りの発生を最小限に抑えるために非常に重要な作業となるのでしっかり行うべきであることを頭に入れて欲しい。

 

①まずは対象となるデータ量の確認しよう

基本的に本記事を見ていただいている方はエクセルでデータ分析を実施しようとしているだろう。エクセルでは最大で1,048,576 行× 16,384 列(2018年時点)のデータを処理可能となっている。しかし、データの切り貼りや関数の入力、複数シートを利用することを前提にすると1万行程度までが限界であることを覚えておいて欲しい。

通常のデータでは1行(レコード)に対して10~20列項目(カラム)が存在する。それに加え、データを整理したり、分析用のフラグをつけたりするバッファーとして30行ほど追加で使うことを考えると50列程度。約1万行×50列程度でエクセルが重くなるのだ。重くなるというのは具体的には計算や保存に異常に時間がかかることを指す(1分以上)。これ以上時間がかかる場合データが破損したり、計算結果・保存の反映が適切に行われているか不安が残るため利用を避けるべきだ。

なお、これ以上の膨大な計算を実施する場合はエクセルでなくアクセスなどを用いるが、アクセスを用いた分析方法の紹介はまた、別の機会に紹介するものとする。

 

②データ整理の目的と整理するべきデータ項目をもう一度確認しよう

データ整理の目的は基本的に分析となるはずだ。分析をする際に必要となる整理すべきデータが何であるかをしっかり認識しよう。分析は○○×○○の掛け算で行われる。例えば、男女×購買金額などだ。膨大なデータをデータ項目(カラム)で抽出(ソート)し、集計する。そのため、整理するべきデータはある程度絞られるはずだ。

データベースによっては受付IDと顧客IDが別々に采番されていたりして、氏名などが重複する顧客が非常に多くなっているものもある。仮に分析の目的が顧客属性の分布の把握であった場合、受付IDの整理は不必要な作業になるわけだ。

つまり、目的が分析であれば分析をするために必要なデータを想定し、そのデータがどういう形で表現されていれば十分か確認しよう。例えば、商品がどういう顧客に購入されているかが重要なのであれば、顧客の名前などは重要でなく、年齢や性別、家族構成などと商品がひもづいてさえいればよいのだ。

 

【参考】データの整理とはどういうことか?

そもそも、データ整理とどういった作業なのか?正しい形式のデータになっていれば整理はする必要はない。そのため、データとして正しい姿にするのがデータ整理といえよう。データとして正しくない姿のデータは大きく分けて3タイプ存在する。

正しいデータとは分析するために必要なデータの定義で各データが蓄積されている状態のことを指すのだ。そのため、前項で解説したように、分析をするために必要なデータを想定し、そのデータがどういう形で表現されていれば十分か確認する必要がある。

 

③クレンジング作業の設計

作業実施前の最後のプロセスとしてクレンジング作業の設計がある。設計をせずに、たぶん、こうすればよいだろうなという思い切りで進むと思わぬ落とし穴にはまることがある。これまでやった作業が無駄になり、場合によってはこれまでやった作業と同じ作業をするはめになることさえある。

例えば、名寄せ作業(同一人物をひとつのデータにまとめること)をすることに気を取られ、顧客IDのデータ欠損に気づかなかったとする。顧客IDをベースに名寄せ作業を開始したが、顧客IDのデータ欠損に気づき顧客IDの欠損数を調べたら8割が欠損していた。結局、性別と年齢と住所を元に名寄せ作業をするしかなくなった。こういった失敗例はよく存在する。

そのためにオススメしたい作業の進め方は2つ。「データの不備の把握・整理の順序決定」と「小まめなデータ保存」だ。クレンジング作業の設計はこの二つで構成される。

データの不備の把握・整理の順序決定
②データ整理の目的と整理するべきデータ項目をもう一度確認しようで絞った整理する対象を決定した上で、それぞれのデータにどのような不備が存在しするか確認する。その上で、データの不備の修正作業がどのように他のデータに影響を及ぼすかを検討し、整理する順序を決定する。これにより基本的に失敗しないデータの整理方法が明らかになるはずだ。

なお、「データの不備の把握・整理の順序決定」は必ず資料化しよう。どんなに作業の設計をしたとしても新たな不備の形がでてくる可能性がある。システムの入力できちんとした設計がされていない限り完璧なデータにするのは非常に骨が折れる。「こういうデータ不備がメインだったので、こういう処理でデータを整理しました。」という資料があり、それを上司などと握れていれば、基本的に手戻り作業は発生しない。上司も完璧を求めることが生産性の観点から不要であることを認知することが出来るからだ。

小まめなデータ保存
ひとつの資料を上書きしていく形で作業を進めるのはとても危険だ。想定していなかった大きな不備が発見されたり、データが重くなりファイルが壊れる可能性もある。出来れば作業ごとに新しいファイルを作成していくのが理想であるが、3作業ごとを目安に新しいファイルを作成していくルールで作業しても良いだろう。その際、何の作業をしたかわかるようにファイルを命名するとよりわかりやすい。

 

データクレンジングでは作業の設計が重要!

これまで解説したように、データ整理はデータの把握と作業の設計が肝だ。手戻りしたり、上司からつき返されたタイミングでせっかく作業した内容が無駄になる。きちんと作業の設計をして上司と作業手順を握ろう。

次回は【参考】データの整理とはどういうことか?で解説した欠損例に応じた具体的な作業方法について解説する。具体的な作業は以下のようなプロセスで進むだろう。

冒頭に述べたとおり、複雑な関数や機能を利用することは必ずしも最短・精緻なデータを作ることに適していない。本稿で説明した内容をしっかりした上で、次回説明する手法のみで作業を完了させることを心がけてほしい。

次回は「【コツ徹底解説!】エクセル データ整理・クレンジングの早ワザと失敗例②|整理方法」で確認可能だ。

転職面接では何をしゃべるの?3分でわかる!転職面接の流れ|転職成功6回以上経験者が語る!採用の裏側
転職面接では何をしゃべるの?3分でわかる!転職面接の流れ|転職成功6回以上経験者が語る!採用の裏側 1024 768 Biz Tips Collection

いざ、転職活動を開始した際に最初にぶつかるマイルストンが面接だ。「新卒以来面接なんてしたことないし・・・」、「普段どおりしゃべれれば上手くいくのに緊張する・・・」。こういって多くの転職初心者の方は志望動機・転職理由・これまでの仕事・逆質問を転職サイトやエージェントから調べて作戦を練っていると思う。

はっきり言おう、これは典型的な間違えだ!
転職初心者は細かい質問の想定問答ばかり気にして結果的に転職を失敗する。台本通りことを進めようとしすぎるからだ。
まずは転職面接の流れを理解して通常の業務と同じように会話できる下地を整えよう。

本記事は転職経験が6回以上で、必ず年収を100万円以上あげて入社している編集部の記者が寄稿する。筆者は他業界への転職での成功やクビになる失敗経験も有しており、転職における酸いも甘いも経験してきていた。そんな中で成功といえる転職とそのための普遍的な考え方とコツを紹介していくものとする。

 

面接の具体的な会話の流れ

まず、前提として確認しておくが面接は会議室内のみではない。よく言う話してであるが出会う会社の人はすべて面接官だと思いしっかり挨拶をして、良い印象を保とう。
その前提の上で表題である面接の具体的な会話の流れの解説をする。

面接が通常のコミニケーションと異なる点は事前に渡している履歴書と職務経歴書の存在がが大きい。候補者が面接官のことをまったく知らないのに対して、面接官は候補者のことをある程度把握して臨んでいる。これにより面接官→候補者という基本的な会話の流れが出来上がる。そのため、通常は以下のような流れで会話が進んでいく。

 

候補者自己紹介

自己紹介は職務経歴書と同じ内容を話すのではなく、職歴の要約と募集職種に関連するであろう業務経験を重点的に話す。職歴の要約はなるべく面接官が会話のネタにしやすいようなわかりやすい功績や結果の話をする。募集職種に関連するであろう業務経験は、「募集職種は○○のような業務だと思っていて」などといやらしくアピールするのではなく、そのようなことは言わずに「○○のような業務をやってきた」と端的に話そう。
自己紹介はあくまで面接官に対して会話のきっかけを与える作業なのだ。

 

職務経験に対する質疑応答

質疑応答は自己紹介で話されたネタが嘘じゃないか?や、どれぐらいの深さで業務を経験しているのか?などを確認するために実施する。そのため、候補者の目線には攻撃的に写る内容の質問もある。例えば、「○○をしたと言っていたけどそれはなぜしたの?」などだ。しかし、安心して欲しいのが別に嘘をあら捜ししようとしているわけではなく、候補者の言っていることは本当に経験してきていることだよな?という確認程度で話していると考えてほしい。あせらず、「部署のミッションが△△なのでそれを最大化するために○○をしました。」とまぁそうだよねという納得感が得られる回答をして欲しい。

質疑応答は候補者が面接用に作ってきた体でなく、等身大の自分で話しているかどうかを確認するプロセスだ。

 

転職理由

転職理由は新卒の面接で言うところの志望動機に近い位置づけでされる話だ。

よくネガティブな内容にならないように気をつけろなどとエージェントからは指摘される。「不満があったらすぐに辞めてしまう人」という印象になってしまうからだ。しかし、本来的にはネガティブな内容にならないように気をつける必要はまったくない。なぜなら、不満がないのであればまったく会社をやめる必要がないからだ。むしろ、前職にまったく不満もなく転職面接きている方が、理由がつかめないため採用側としては不安になる。転職理由で回答すべき内容は、前職の不満を受け入れて前向きに活動しているように見せることが重要だ。

例えば、給与に対する不満であれば、「自分が結果を出していても、組織として一人に大金を出せないのはわかっている。ただ、このままでは自身が結果を求める姿勢が長期的に維持できない危機感を感じ、自身の志向に合う環境がないか探すこととした」などだ。給与系の話はセンシティブなのであまりオススメはしないが、このような発言も給与の相場感とあった上であればまったく問題ない。

重要なのはそれは確かに転職考えるよね、うちならそれ解消できるよと面接官に納得させる内容を前向きに話すことだ。

 

募集職種に関する話

ここまできてやっと面接官から募集の背景や組織体制、任せたい仕事内容の説明がされる。当然その業務に対して意欲的に写るように話を膨らませてほしい。

よく、エージェントから説明に対して疑問点がある場合は忘れずにしっかりとメモを取って質問しろなどと指導されて、勤務地や勤務時間など細かいところばかり質問してしまう人がいる。これは大きな間違えで面接官から見るとそんなことばかり気にするやつなのかという印象を与えてしまう。疑問点はあくまで会話を膨らませるためのフックになる業務内容かんするものに絞り、「業務をよく理解してくれているな、この人なら業務を問題なく遂行できるだろう」と感じさせるような会話をしよう。細かい話は条件などの話は内定を貰ったタイミングで確認すればよいのだから。

ポイントは業務を理解することを目的として自分の言葉で解釈した内容の確認として質問をしていくイメージだ。

具体的には以下のような形だ。
面接官:「マーケティングリサーチという仕事で、弊社製品のユーザのニーズを調べてもらう仕事です。」
候補者:「貴社製品は主婦層が多いので、雑誌のアンケートの分析やフィールドリサーチが多いと思いますがあってますか?」
面接官:「基本的にそのイメージで問題ないですよ。ただ、弊社は広告を出してないので雑誌アンケートはないかな。webアンケート会社に依頼するケースが多いです。」
候補者:「そうすると、ネットリテラシーの低い50代以上の主婦層の意見が取り込みにくいのでその層に対してフィールドリサーチをするのですね?」

といった具合だ。

 

候補者からの質問

いわゆる逆質問だ。よく逆質問の例などをエージェントは公開しているがあまり的を得ているものをなっていない。面接内の会話の設計を前提としていないためだ。これまでのプロセスを説明したとおりに実行していればこの時点で確認したい質問は既に解消されてないはず。あえてするとすれば、情報収集のために次回以降の面接で関連するであろう会社の文化や同僚となる人たちの雰囲気に関する質問が良いだろう。

なお、1次面接、2次面接などの各面接ごとに気にしなければならないことについては「逆質問、転職理由より重要な面接プロセスで気をつけるポイント|転職成功6回以上経験者が語る!採用の裏側」の記事を参照して欲しい。

 

採用の裏側

以上が面接内で行われる基本的な会話の流れだ。あくまでも相手がどのように会話をすすめてくるかわからない水物なので台本のようにかっちりしゃべる内容を決めずにこういう話をしようぐらいにとどめて臨んでほしい。なぜなら、面接はあくまでコミニケーションだからだ。演説のように一方的に伝えるわけではないので完璧に振舞えるように設計する必要はないのだ。

そこまで気負わずに会話を出来るように面接官側の情報を提供する。面接官は実は採用面接に関するトレーニングをあまり積んでいない。基本的には人事から説明される面接時の禁止事項(セクハラや出自・家族構成などのプライベートに関する質問)に関する研修のみだ。あったとしても、人材評価シートの書き方やそれぞれの評価項目の定義の共有程度だ。つまり、候補者のいいところを引き出したり、悪いところをあぶりだすような訓練は多くの面接官が受けていないのだ。なので、初めて会う別の部署の先輩と話すような感覚で臨めばいいのである。

 

まとめ

面接は上記の通りある程度形式ばってはいるが、コミニケーションの一環である。話す内容を台本のように細かく設計するのではなく、相手の出方を見てよい印象を持ってもらえるように振舞ってほしい。相手も素人なので場所が違えば、ビジネスパーティーでの歓談みたいなものだ。正解はないので、あくまで自身のしてきたことを理解しやすく伝え、これまでの行動の理由が納得感をもって伝わることを心がけてほしい。

逆質問・転職理由よりも重要な面接プロセスで気をつけるポイント|転職成功6回以上経験者が語る!採用の裏側
逆質問・転職理由よりも重要な面接プロセスで気をつけるポイント|転職成功6回以上経験者が語る!採用の裏側 1024 683 Biz Tips Collection

転職活動を開始した際によくわからず受験企業を決めて、いざ、面接というタイミングで話すべきことを理解せず撃沈するケースはよく耳にする。1次面接2次面接・・最終面接の違いを理解せずに臨み、話したいことを話せずに余分なことばかりを話し不採用となる。これは、転職面接の各プロセスの役割を理解していないがために陥ってしまう典型的な間違いだ。

転職初心者は細かい質問の想定問答ばかり気にして結果的に転職を失敗する。台本通りことを進めようとしすぎるからだ。
まずは転職面接の流れを理解して通常の業務と同じように会話できる下地を整えよう。

本記事は転職経験が6回以上で、必ず年収を100万円以上あげて入社している編集部の記者が寄稿する。筆者は他業界への転職での成功やクビになる失敗経験も有しており、転職における酸いも甘いも経験してきていた。そんな中で成功といえる転職とそのための普遍的な考え方とコツを紹介していくものとする。

 

面接プロセスの基本的な流れ

多くの企業の採用プロセスは書類審査・1~3次面接・最終面接となっており、面接は2~4回するのが通常である。回数は企業規模や募集役職によって変化するのが通常であるが、候補者を合否を判断する重要なポイントは3つ程度で変わらない。重要なポイントは様々な表現や切り分け方がされるため、個数や内容がまちまちだったりするが、本稿では「人間性」・「業務能力」・「組織との適合度」の3つと定義する。

全ての面接において3つ全ての要素を総合的に判断し次の面接への合否が決まると多くの方は認識しているが、実は違う。何次面接かによって重要視されるポイントが異なってくるのだ。これは、企業が人材採用をなるべく効率的・画一的に進めようとする思惑があるために生じる。このような採用側の状況を理解して臨むにことで、自身の見せ方と各面接へ向けた適切な準備を進めることが出来る。そのため、人材を採用するために具体的な重要視されるポイントの内容は後ほど説明するとして、まず、担当する面接官とそれぞれの思考から話すものとする。

 

担当する面接官とそれぞれの思考

1~3次面接・最終面接では担当する面接官が変わってくる。中途採用では即戦力が求められているため、具体的な募集職種と配属部署がある程度決まっている。その配属部署の部員が面接官を担当して、下のクラスから上のクラスへと変わってくるのが通常であり、場合によっては初期の面談ではスクリーニング(足きり)のために人事担当者が面接をするケースもある。
企業側から見た採用活動は組織内の役割とそれぞれの役職の忙しさと役職別のミッションによって以下のような流れを取っている。

まず、書類面接~1次面接(面接初期段階)ではスクリーニングがミッションとなっている。そのため、人事部は書類選考により採用されなさそうな人を不合格とし、募集部署のスタッフクラスは応募者が自身や同僚と比べて部署に存在しても大丈夫そうかを確認する。会社によってはスタッフクラスが忙しいケースもあるのでその際は人事部が募集部署のスタッフクラスと同様の目線でスクリーニングを行う。基本的にこの段階で登場する面接官は募集部署の仕事のすべてを理解しているわけではないことに留意しよう。

次に、2次面接~3次面接では対象職種の業務が実施可能かどうかを確認することがミッションとなる。人材を募集しているということは何かしらの理由で人材不足となっているので、どれくらい即戦力であるか?部下または同僚として業務を軽減してくれるか?といった目線で合否の判断をしてくる。なお、ここで登場してくる面接官は将来その部署を背負う人物・現状で既に大黒柱であるケースが多いので、発言権が強くなってくる。自分がどれだけ使える人間であるかどうかをアピールすることで今後の面接が有利に働く可能性が高い。また、業務への関与度も高いため、より具体的な業務の話も可能である。

最後に最終面接。最終面接では会社や部署に良い影響をもたらす人物であるかを確認することがミッションとなる。役職者や代表という基本的な業務から管理者として部内や会社の所属者を把握している人物が担当する。そのため、候補者が組織に入った結果、周りの人物にどのような影響を与えるか見定めようとする。

 

採用の合否を判断する重要なポイント

採用の基準の粒度は会社によってまちまちであるが、人材に関することなので定性的であいまいな場合が多い。そのため、「人間性」・「業務能力」・「組織との適合度」の目線でポジティブな印象を植え付けることが重要だ。ポジティブな印象を植え付ける方法を知るために、評価基準のポイントである「人間性」・「業務能力」・「組織との適合度」がどのようなものであるかをまず理解しよう。

・人間性
人間性とは社会人として適切な振る舞いができるかどうかだ。業務によって多少のぶれはあるが、いわゆる報・連・相が出来て、勤務態度が真面目(遅刻しないなど)で、最低限の業務知識を有していて、適切なコミニケーションをとることが出来るかどうかを評価する。直接的に確認できる項目が少ないからこそ、清潔感やあいさつ・受け答えの正確性などで判断されることとなる。

・業務能力
業務能力の有無は、募集職種の業務をどれだけ想定できているか?、近い仕事をしてきたか?で判断する。求人によっては具体的な業務が定義されていないこともあるが、これはその部署に発生する業務を切り分けることが出来ていないためだ。部署のミッションを的確に定義して、存在するであろう業務の全体感とその内で、やったことのある仕事とやったことない仕事を伝えるだけで業務能力があると判断される。

・組織との適合度
組織との適合度は既にいる人員の雰囲気に合った人材かどうかだ。会社にとって従業員は、より高い成果を長い間出し続けられる人物であってほしい。そのため、既にいる人員と仕事が上手くできるか?、既にいる人員に良い影響を与えて組織としてより高い成果を上げられる組織にすることが出来る人物であるか?を判断する。

 

内定を獲得するためのポジティブな印象の植え付け方

前述した「担当する面接官とそれぞれの思考」と「採用の合否を判断する重要なポイント」を読んでいただいた方はなんとなく想像がついているだろうが、実は面接プロセスによって重視して伝えるべきポイントが違う。

1次面接では入社するに足る人間性を持った人物であることを伝えて、2~3次面接では業務能力を有した即戦力であることを伝え、最終面接では他の従業員に良い影響を与えるであろう事を想像させる必要があるのだ。

これを理解していれば、各プロセスにおけるポジティブな印象の植え付け方は簡単だ。各プロセスの面接者が気にしていることを十分に満たしていることを表現し、+αで次のプロセス面接者が欲していることを匂わせてあげればよいのだから。
採用の裏側のイメージとしては以下の通りだ。

2次面接担当者 Aさん:「候補者のCさんの面接だった?」
1次面接担当者 Bさん:「私が確認すべき○○○○などの項目については問題ありませんでした!しかも、以前Aさんが気にされていた、△△△の項目についても大丈夫な雰囲気を出してました。」
2次面接担当者 Aさん:「ほぅ、それは是非あってみたいな!」

期待を満たしてあげるだけではなく、次の担当者に推しやすい演出までするのだ。

以上のことを踏まえるとそれぞれの面接プロセスは以下のようになる。
まず、1次面接ではなるべく減点とならないように、挨拶や受け答えに気をつけながら好印象を保つこと。相手は全ての業務に精通しているわけではないので、相手が知識で長けている部分の具体的な込み入った話は避け、相手があまり詳しくなく自身の精通している知識や経験を話す。この際、いやらしくならないように相手が話していることを素直に受け取り、自身が話す話は謙虚に話すことが重要だ。その上で+αとして、対象業務を自分だったらこうするといって自身の持っている近い経験と重ね合わせ話そう。

次に、2~3次面接では具体的な業務のイメージが出来ていることをしっかり伝えよう。1次面接で収集した情報がヒントになるケースが多いので、ヒントを手がかりにおそらくこういう業務でしょう?、そこは貴社の場合少しちがうのですね?、それでは貴社の場合の業務はこういうイメージですね?といった具合で会話すれば、業務が出来そうだという印象を与えられる。その上で+αとして、想定される課題を伝え、解決していきたい(簡単な解決策を踏まえ)など伝えておくと良い。間接的に組織に良い影響を与えてくれるだろうという期待感を演出するのだ。ここで重要なのは間違いを恐れないことだ。間違ったことを言ったら落とされるのではなどと考えてはダメだ。間違えてても良いので、こういう条件であればこうすれば上手くいくだろうということを伝えよう。当然、間違っていることを指摘された場合は紳士に受け止めること。基本的に正解はないので一定の仮定において納得感があることが重要だ。

最後に、最終面接。最終面接までくれば基本的に入社するための能力は有しているので、業務に関することは聞かれない。聞かれることは自身のキャリアをどのようにとらえているか?や、会社や組織についてどのような印象をもったか?だ。これまでの面接であった人のことを思い浮かべ、環境として好感触であることと自身が組織に入った場合にもたらす事が出来る影響と伝えよう。おそらく組織が抱えるであろう課題が自身の参画により解決できるストーリーだとより好感触だ。

上記通り、面接プロセスはつながっており、自身を表現するだけでなくしっかり次の面接に向けた情報収集をして帰ることが重要だ。

 

まとめ

以上が面接のプロセスを理解して、把握しておくべき面接に対する戦略だ。
解説したことを簡単にまとめて本稿の結びとする。

・面接プロセスによって担当者とミッションが異なる
・重要なのは面接官の期待することを把握して、+αまで表現すること
・面接は自己表現のみではく、次の面接に向けた情報収集の場