パワーポイント

外資コンサルのかっこいいパワーポイントポンチ絵【登録なし・無料】
外資コンサルのかっこいいパワーポイントポンチ絵【登録なし・無料】 1024 683 Biz Tips Collection

かっこいいパワーポイントを作りたい。おしゃれなスライドで顧客を魅了したい。多くの人は思っているはずだ。
ただ、資料の期限やいい見せ方が思いつかなくて、あきらめたり時間の浪費をしたりすることがある。

きれいなパワーポイント資料を作る代名詞であるコンサルタントが短期間できれいなスライドをたくさん作れるのには訳がある。
それは、スライドの見せ方のストックをたくさん持っているからだ。コンサルタントたちはそれらの見せ方集のことをPowerLibraryと呼んでいる。

ビジネスパーソンのビジネススキル向上を目的とした攻略サイト「BizTipsCollection」では、実際の現役コンサルタントたちが利用しているPowerLibraryを無料・登録なしで公開している。
見せ方やデザインではなく、ストーリーやロジックといったより付加価値の高いところに限られた時間を充ててほしいからだ。

以下では、ダウンロードの方法を紹介する。直接.pptのパワーポイント拡張子でダウンロードできるので、どんどんダウンロートして活用していってほしい。

 

メニューの実務スキル「Power Library」をクリック!

 

好きなスライドテンプレートを選択し、リンク先へ

 

ダウンロードページでDOWNLOADのボタンを押すだけ!

 

以下のリンクからも飛べるのでぜひ、ダウンロードを

 

【画像で解説】パワーポイントで1 枚だけデザイン変更する方法Office 2016|パワーポイント基礎編
【画像で解説】パワーポイントで1 枚だけデザイン変更する方法Office 2016|パワーポイント基礎編 1003 655 Biz Tips Collection

パワーポイントでスライドマスタ(背景)を一部だけ変更する方法を紹介する。 1ページだけデザインを変更したい。表紙だけデザインを変更したい。はたまた、背景をページごとに変えたい。
そんなときに利用できる方法を解説する。
対応バージョン:office 2007・2010・2013・2016・365 solo

 

スライドマスタ(背景)を一枚だけ変更するには

基本的にこれまでのどのバージョンでも一枚だけ変更する方法は同じだ。

1.「デザイン」タブを開らく

 

2.デザインを変更したいスライドを選択

 

3.「テーマ」のプルダウンをクリック

 

4.選択したいテーマを右クリックして「選択したスライドに適用」をクリック

 

なお、自分で作成したテーマはユーザー定義の中に入っているのでそちらを選択すれば完成となる。

 

【画像で解説】パワポの邪魔なデザインアイデアを消す方法|パワーポイント基礎編
【画像で解説】パワポの邪魔なデザインアイデアを消す方法|パワーポイント基礎編 1003 655 Biz Tips Collection

パワーポイントに画像などを貼り付ける際に出てくるデザインアイディア(Design idea)。かっこいいパワーポイントを簡単に作れるように実装されたものだが、まぁ~使わない。デザイナーじゃない限り、多くの場合は基本テンプレートを持っていてそれに沿った形で作る。しかも、勝手に動いて処理が遅くなるので厄介だ。
基本的に自動でデザインリコメンドを行ってくるので、今回はそれを無効(オフ)・非表示にして集中してパワーポイントを利用できるようにする方法を解説する。

 

PowerPoint Design Ideaの機能とは?

デザインアイデアとは、パワーポイント2016から実装されたパワーポイントのデザインアイデアを自動で生成する機能だ。
以下のように画像データを貼り付けると自動でデザインを提案してくれる。

しかし、意外と求めているようなデザインは少なく。多少PCのスピードが遅くなってポップアップを消すという作業を強いられることになった。
重いパワーポイントファイルなどで資料作成している際には、処理がとまるなどの状況にもなるのでパワポ職人の方々にはやめて欲しい機能であろう。

 

デザインアイデアの自動提案機能を無効にする方法

デザインアイデアを消すためにはパワーポイント上で以下の処理が必要だ。

ファイルタブを開く

以下の画像のように「ファイルタブ」のタブをクリックする。

そして以下のように「オプション」を開く

 

オプションの設定

オプションを開くと開いたままの画面「基本設定」に以下のような画像が表示される。

Powerpoint デザイナーの区分の「デザインアイデアを自動的に表示する」のチェックをはずせば、設定完了だ!

 

デザインアイデアの出し方

再度、デザインアイデアを使いたくなり、出すためには逆の作業をすればよい。

Powerpoint デザイナーの区分の「デザインアイデアを自動的に表示する」のチェックを入れれば設定完了となる。

 

もしもの時にデータが消えないように、機能をオフにしておこう!

冒頭で説明したように、本機能は意外と処理に時間がかかる。そのため、重要な未編集のファイルを取り扱っていた場合、最初からやり直すことにもつながる。
以下の作業をしてデザインアイデア機能を無効にしておこう。
1.ファイルタブを開く→オプション→基本設定
2.Powerpoint デザイナー→「デザインアイデアを自動的に表示する」のチェックをはずす

 

【やってはいけない!】現役コンサルが語るダメな資料のNGワード集|パワーポイント基礎編
【やってはいけない!】現役コンサルが語るダメな資料のNGワード集|パワーポイント基礎編 1024 733 Biz Tips Collection

資料作りは以外に繊細なものでダメなワードが入っていると全体の出来が悪く見えてくる。本稿ではダメな資料にありがちなNGワード/タブー集の例を紹介していく。このようなワードがキーメッセージなどに入っている場合はその資料の文章や文言を必ず推敲して欲しい。

 

キーメッセージの重要性

「意外と知らないパワーポイントの書き方の基本構成とその名称」にてキーメッセージの役割は触れたが、資料の最も重要な部分はキーメッセージである。多くの人はスライドの中身の部分(コンテンツ)にばかり気を取られて、場合によってはキーメッセージが存在しない資料すらある。コンサルティングファームのマネージャー職以上がレビューの際にキーメッセージのみを確認するなどはよく目にする光景だ。

以下の資料を見て欲しい。資料の作り手としては細かい論拠(ファクト)などコンテンツのが重要であると感じるかも知れないが、読み手としてはその資料の結果どうするべきか。キーメッセージを認識することが重要とわかるはずだ。

つまり、キーメッセージさえちゃんとしていれば、基本的によい資料となるのだ。

 

キーメッセージはシンプルかつ構造的な文章でなければならない

キーメッセージに長文を書いてしまう人がいるがそれは避けて欲しい。なぜなら、文章の構造が複雑だと読み手は解読することに労力を使うこととなり、内容の理解や判断の能力が鈍るからだ。そのため、主語と述語をしっかりと意識して、形容詞や形容動詞、接続詞の取り扱いには気をつけなければならない。

 

いけていない文章とは

文章が長文になったり、わかりにくいなと感じた場合は以下の点に気をつけて書き直して欲しい。

① :主述関係が不明確
– 述語はあるけど、主語がない
– 主語と述語が離れすぎている

② :「修飾語が多い」
– 変化の著しいIT業界の中、従業員の働きやすさも追求せねばならない貴社は・・・
– 全社的な反対の中発売されたものの、発売以来、順調な成長を遂げてきたA商品は・・・

③ :実はイメージのつきにくい文言
– 「適切で迅速な」対応
– 「顧客ニーズを充分に汲み取るための」検討←

④ :無駄に文章を連ねている
– ~、しかし~
– ~で、~で、~

 

資料へ使ってはいけないNGワード

前章で紹介した「③ :実はイメージのつきにくい文言」はかなりの割合で資料に登場する。その意味を聞かれた時に答えられなければ、資料としては欠陥品となる。冒頭に述べたように以下の文言を使っている際は必ず文言を推敲しよう。

 

NGワードを発見した際は文章を再度推敲しよう

・キーメッセージはパワーポイントの最重要項目
・文章はシンプルかつ構造的に
・NGワードと以下の要素に気をつけよう
①:主述関係が不明確
②:「修飾語が多い」
③:実はイメージのつきにくい文言
④:無駄に文章を連ねている

 

 

 

 

現役コンサルが語る!プレゼンテーションのたった二つの手法②|シーン別のストーリー構成
現役コンサルが語る!プレゼンテーションのたった二つの手法②|シーン別のストーリー構成 1024 683 Biz Tips Collection

良いプレゼンテーションのもっとも重要なポイントはストーリー構成だ。つまり、プレゼンのシナリオ(流れ)がどれだけ聴衆に伝わりやすいかにかかっている。ビジネスにおけるパワーポイントを利用した業務の多くはプレゼンテーションやミーティングにおける情報共有・意思決定がメインだ。これらの目的を意識してプレゼンテーションをより良いものにしていこう。前回の「現役コンサルが語る!プレゼンテーションのたった二つの手法①|シーン別のストーリー構成」にて、ストーリーライティングの2つの方法、目的別の使い分け、TED型の演繹的なストーリー展開について述べた。本稿では、コンサル型の帰納的なストーリー展開、TED型・コンサル型の共通で気にしなければならないことについて述べていくものとする。

 

コンサル型はトップダウン。帰納的なストーリー展開

コンサル型はトップダウンというのは結論を最初に述べる(コンクルージョンファースト)という意味だ。意思決定・情報共有が目的の場合は結論が明確になっている必要がある。

いわゆる、話の順序の例として「起・承・転・結」、「5W1H」、「序・破・急」などがある。これらはストーリーライティングのフレームワークとしてよくあげられるがすべてTED型である。そのため、共感を煽ることは出来るが行動につなげることは得意でない。なぜなら、回りくどいからだ。

TED型に比べて、コンサル型のストーリーは単純。「増資をするべきです!なぜなら、AがBでお金が足りないからです。」という何をするべきでそれはなぜかという非常にシンプルな構成になる。

比較してみればよくわかると思う。
TED型:
最近、風が強くなって土ぼこりがよく舞っています。この会場にくる際も土ぼこりは目に入りました。
実は私の友人には土ぼこりが目に入り盲人になった人がおり、この土ぼこりの多さでは盲人の方が増えると考えているます。
私の友人の盲人の多くは三味線で生計を立ている方が多いので、今後三味線の胴を張る猫の皮の需要が増えるでしょう。
猫が減るとねずみが増え、そのねずみは桶をかじります。皆さん、チャンスです。桶屋を始めましょう!

コンサル型:
今日皆さんに言いたいのは、桶屋を始めましょうということです。
いま、桶をかじるねずみが増え、桶の需要が急増しています。というのも、本来ねずみを食べて減らすはずの猫が三味線需要の増加で減っているからです。なぜ、三味線需要が増加しているかというと近年の強風の影響により、土ぼこりが舞い、盲人が増加しているためです。いまがチャンスです。風が強くなっているので桶屋を始めましょう!

如何だろうか。TED型を読んだ際、何の話だ?となった方が多いのではないだろうか?そして、あー桶屋の勧誘か・・・という気持ちで終わる。
一方、コンサル型の方は、桶屋を始めるべき!という点がはじめに明確に伝わってくる。聴衆はまずなぜ?と感じるだろ。その後の論理展開に違和感がない場合、「桶屋を始めるのは理にかなっている。」という印象が植え付けられる。

このように、伝えたいことが明確な分、コンサル型の方が意思決定・情報共有というコンセプトを伝える場合においては有利なのだ。
コンサル型の帰納的な論理展開の作り方は以下の通りだ。

図のようにまず結論を述べ、その理由を3点以内で挙げる。その理由をサポートする例はそれぞれの理由を述べるタイミングで補足として述べる。コツは最初で述べたことを最後にまた復唱することだ。ヒトは思っているほど複雑なことを覚えることが出来ない。論理展開や論証が多い場合はなおさらだ。なので、伝えたいコンセプトにインパクトを出すために最初に伝え最後に復唱する。

ビジネスで重要なのは結果、何をするか?なので、基本的なビジネスシーンではコンサル型を活用すると良いだろう。
一部、新規事業立案(新規事業をやりきる気概があるかどうかも新規事業においては重要な意思決定要素のため)や前回の記事で述べたコンセプトを伝えるものについてはTED型のほうが有利だ。

 

TED型・コンサル型の共通で気にしなければならないこと

TED型とコンサル型に共通して気をつけなければならない点は、緩急をつけることである。
TED型の場合は細かい共感を呼ぶ要素を強調し、コンサル型は伝えたいコンセプトとなぜそうなのかという理由を強調する。
人の集中力は長くづづかないので、より目的に沿ったポイントに力を入れることが重要だ。

TED型であれば「こういう経験はありませんか?」
コンサル型ではあれば「Xだ!な・ぜ・な・ら!~」

といったようにだ。

 

あるべき論に囚われすぎないように

一般的に言われているプレゼンテーションのあるべき論はそのメソッドの有用性ばかり語り、どのような場面でその手法を使うべきかについて触れていないものが多い。本稿で解説したようにプレゼンテーションの目的を必ず明確にして、こういう目的だからこのプレゼン手法を選択したといえるようになっていただきたい。
なお、共感を呼んで、意思決定を促すというより高度なプレゼン手法も存在する。しかし、分解すると共感パートと意思決定のための説得パートに構成を分けているだけだ。まずは基本をしっかり押さえ、どのような目的にはどちらの手法というところをしっかり抑えて欲しい。

以下、本稿のまとめをして締めくくりとする。
・プレゼンの目的は共感または意思決定(+情報共有)
・共感=TED型、意思決定=コンサル型
・TED型はボトムアップの演繹法
・コンサル型はトップダウンの帰納法

※前回の記事:「現役コンサルが語る!プレゼンテーションのたった二つの手法①|シーン別のストーリー構成

現役コンサルが語る!プレゼンテーションのたった二つの手法①|シーン別のストーリー構成
現役コンサルが語る!プレゼンテーションのたった二つの手法①|シーン別のストーリー構成 1024 683 Biz Tips Collection

良いプレゼンテーションのもっとも重要なポイントはストーリー構成だ。つまり、プレゼンのシナリオ(流れ)がどれだけ聴衆に伝わりやすいかにかかっている。ビジネスにおけるパワーポイントを利用した業務の多くはプレゼンテーションやミーティングにおける情報共有・意思決定がメインだ。これらの目的を意識してプレゼンテーションをより良いものにしていこう。

 

ストーリーライティングの方法は2つ!TED型とコンサル型

あるべきプレゼン資料の作成について調べると大きく2つの派閥に分けられたあるべき姿が語られる。皆さんがよく業務で利用するは論理型で起承転結を意識しろだとか、結論を最初に持ってこようといった内容のものだ。一方で良いプレゼンテーションの典型例としてTEDの映像が紹介されていて写真だけのプレゼン資料で主張を述べている。

かっこいいプレゼンを行いたいのでTED型のプレゼンを試みるが、大切な詳細まで資料に書く必要もあるため、プレゼン資料はコンサル型で作成してしまう。そうするとプレゼンが上手くいかない。そういった経験はないだろうか?具体的にいうとコンサル型で徹底しろといわれている結論を最初に持ってくる方法と共感を煽った上で結論を言うTED型。両者は両立させるのは難しいのだ。

ではどうしたらいいのだろうか?
おそらくプレゼンテーションにおける適材適所を理解していないため、上記のような状況になっているといえよう。表題でも申し上げたようにプレゼンのストーリライティングの方法は2つある。TED型とコンサル型だ。実はこれらはプレゼンの目的によって本来使い分けられるべきなのだ。

 

プレゼンの目的は共感または意思決定。目的に応じてストーリーを切り替えろ!

プレゼンの目的には「共感を得ること」と「意思決定を促すこと」の2つがある。聴衆に対してどのように動いてもらいたいかを想定して行うのがプレゼンテーションだからだ。仮に聴衆がどのように動くかを期待していないならば、トイレのドアか2chの掲示板に書き込むだけにして欲しい。

例えば、聴衆のみんなに内容を賛同してもらい自身が実行する応援をして欲しいので在れば、それは共感型。聴衆のみんなに協力してもらい一緒にアクションに移すように迫るのであれば意思決定型だ。微妙な違いであるが、応援してもらうだけ(出資を募る場合も一部含む)か、聴衆に実行を求めるかで大きく目的が異なってくるのだ。

感の良い人はお気づきだろうが、
共感が目的の場合はTED型のストーリー
意思決定・情報共有が目的の場合はコンサル型のストーリー
を作成していくべきなのだ。

本来、アクションを促すには共感も必要なのだがビジネスでは基本的に社や部署の利益になるかどうかで実施の有無が判断される。そのため、共感を得るプロセスは飛ばして、実行する意思決定をしてもらうことに終始すればよい。ただし、注意して欲しいのがビジネスの場といってもクリエイティブな創作物について「これでいい」と承認をもらう場合(広告業界・デザイン業界)、TED型のストーリーを作成することも多い。それは「これでいい」という意思決定が論理的なものでなく、個人の感性にゆだねられるためだ。

使うべきポイントを理解してもらった上で、以降ではそれぞれの良いストーリーの作成方法を解説していくものとする。

 

TED型はボトムアップ。演繹的なストーリー展開

これまで述べてきたとおり、TED型は共感を誘い聴衆に賛同・応援してもらうことが目的だ。聴衆に共感してもらうためには共感を得られる心情的な下地を整えることが重要だ。そのため、結論からはじめるようなプレゼンは適しておらず、おのずと演繹的なストーリー展開をする必要がある。
ココではまず、共感の下地を作る必要性とそれを進めるために必要な演繹的なストーリー展開について解説する。

 

共感の下地を作る必要性

そもそも、人はコミニケーションを通じて自身の考えや意思を明確にしていく。あくまで、自身の考えや意思というものは相対的なもので他者との差分を意識して形成されるのだ。しかし、プレゼンテーションは一方通行でありコミニケーションに必要なキャッチボールが発生しない。プレゼンテーションという形式をかたどっている限り、限界があるのだ。この問題は古代ギリシャ時代から課題として認知されており、最古にして最高権威であるアリストテレスの弁証論でも語られている。

ここで考案されたのが聴衆に信頼してもらった上でプレゼンをしていくという手法だ。同じ感覚や境遇から得られるであろう感情・感覚を伝え、それを解決するためにこうするのだというヒロイズムを演出するのだ。このようなプロセスでプレゼンを進めることで、自身の意見を考えてくれた意見という疑似体験をし、コミニケーションと同等の考え・意思の形成(賛同・言応援)が促されるのである。

ここで重要なのは、どれだけ大多数の聴衆と感覚を共有できるかだ。参加者にどのような人物が来るかを予測し、その人たち刺さりそうな経験・感覚を考える。共感を誘う段階ではそれができるだけ具体的なほうが良い。具体例やたとえ話からするのが良いだろう。

 

演繹的なストーリー展開の構築の仕方

演繹的なストーリー展開とは「絶対に正しいものに依拠して論理をすすめる」ことである。具体的には「空」・「雨」・「傘」のような論理展開だ。
・空―「空は曇っている」(事実認識)
・雨―「ひと雨きそうだ」(解釈)
・傘―「傘を持っていこう」(判断)

誰が聞いても「そうだよね」といえるような論理で展開する。コツは3つ(人間の認知限界が3~4といわれているため)程度のシンプルな要素に絞ることだ。下記の図のようにそれぞれの要素を前提・事実・結論に当てはめ、後は前提・事実・結論の例を挙げて共感を誘う。

もっといろいろしゃべることがあるという方もいるだろうが、TEDなどでよいと評価されているプレゼンは本当にシンプルなのである。

今回は長くなったので、一旦ココで締めくくることとする。
次回、「現役コンサルが語る!プレゼンテーションのたった二つの手法②|シーン別のストーリー構成」では以下の項目でコンサル型のストーリ展開とTED型との共通点、プレゼン資料作成に臨む姿勢について解説していくこととする。
・コンサル型はトップダウン。帰納的なストーリーを作成しよう
・TED型・コンサル型の共通で気にしなければならないこと
・あるべき論に囚われすぎないように

 

いろいろな種類のグラフを効果的に使い分ける!目的別グラフ選択術
いろいろな種類のグラフを効果的に使い分ける!目的別グラフ選択術 1024 623 Biz Tips Collection

「線グラフや円グラフなど種類がたくさんがあるが、いつどれを使ったらいいかわからない。」というのは、意外とよくある悩みではないだろうか。むしろグラフの種類が意識されないこと場合も多いのではないだろうか。

資料の内容を効果的に伝える方法としてグラフを利用することは多いだろう。特に分析資料などではデータからのインサイト(考察)を見つけ、視覚的に表現するためにグラフが多用されている。多くの人はエクセルやパワーポイントのグラフ機能を利用してグラフを作成しているが、「作ってみるとしっくりとこない」、「グラフ要素が多すぎてきれいに表現できない」など状況に陥ることが多々あるだろう。コレは発見したいインサイトや表現したいことにマッチしたグラフの種類を知らないことに起因する。今回はデータから把握したいインサイト・伝えたいこと別の適切なグラフの種類を解説する。

 

時系列データは縦棒グラフか折れ線/面グラフ

時系列データからは、全体的な傾向や特異な時点の存在するというインサイトが抽出されることが多い。多くの要素を並べて全体として比較をすることで全体の流れや一時点の特異性を表現する。そのため、「20XX年~20XX年の市場売上推移」などのデータ表現には縦棒グラフと折れ線グラフが利用される。ここで気をつけて欲しいのが縦棒グラフと折れ線グラフの使いわけだ。

 

縦棒グラフ

縦棒グラフは折れ線グラフと異なり横軸で表現できる要素の数が少ない(時系列データであれば表示可能な年数が少ない)。多くの要素を並べてしまうと横軸が見えなくなってしまうので10個以内に収めよう。もし10個以上の要素を並べる場合は要素間を等間隔にして欲しい。(たとえば、3年単位であれば、2007・2010・2013・2016といったように)読み手にとってわかりづらくなるからだ。

 

折れ線グラフ・面グラフ

折れ線グラフは縦棒グラフと異なり全体を線でつないでいる。そのため、上昇傾向・下降傾向といったトレンドを表現するのに適している。縦棒グラフにくらべてひとつひとつの要素を正確に表現する必要も減るので、データ欠損や異常値を排除する必要性があった場合に利用しやすい。

面グラフは2つ以上のデータの傾向が関係あるかないかを表現する際に有効だ。折れ線グラフで線を2つ以上載せればいい場合もあるが、各要素が合わせて全体を構成するような場合は、面グラフがよい。推移とともに全体に対する割合も視覚的に見れるためだ。
(例:会社Aの売上と会社Bの売上⇒折れ線グラフで線を2つ。
石油発電量、天然ガス発電量、等の推移。⇒面グラフで、各エネルギーの発電量の推移を見せながら、全体としてエネルギー発電量の推移も見せる。)

 

構成比率や割合のデータは円グラフか積み上げ棒グラフ

構成比率や割合データは、その構成要素が全体に対してどれだけ比重を占めているか、つまり重要度のインサイトを抽出する。そのため、割合を表すことのできる円グラフか積み上げ棒グラフが利用される。
円グラフは積み上げ棒グラフよりも直感的な割合の表現に長けている。一方で、他の時点などとの比較に向いていない。1要素の更なる内訳として利用されるケースもあるが多くても2つの円グラフの利用が限界であることを覚えていてほしい。

積み上げ棒グラフは逆に直感的な割合の把握はしにくいが、たとえばA社の利益率がB社の利益率より高いことを示す構成割合の比較に長けている。コスト構造やコスト構造の比較、地域間の競合シェア比較、企業間または時系列の構成比の比較に利用できる。
単体の割合なら円グラフ、複数の割合なら積み上げ棒グラフと覚えておくと良いだろう。

 

アンケート調査や企業間比較は横棒グラフ

アンケート調査や企業間比較といったデータは、比較するデータに大きな差が出ることが多く、調査の性質上、要素を省略することが適切でない場合が多い。たとえば、1,000人にアンケートをとり、「特になし」といったデータが50人分合った場合に「特になし」も重要な意見なので削除するわけにはいかないといった具合だ。また、要素が数値ではなく、文章や単語であったりすることもあるので、縦書きより横書きのほうが読みやすい。これらの理由からアンケート調査や企業間比較は横棒グラフで表現されることが好まれるである。

 

変化の原因を特定するにはウォーターフォールグラフ(見せ方重視)

売上が1000万円から2000万円に増えた。その原因を共有したい。そんな時に有効なのがウォータフォールグラフだ。コレまで紹介してきたグラフは視覚的にインサイトを抽出し、それを共有するためのツールとして紹介してきた。しかし、ウォーターフォールグラフはどちらかというと見せ方重視といえよう。既に差分が把握されており、その原因をパズルのように当てはめて表現していく。一部、株価変動のような分析用の利用の仕方もあるが、基本的には変動の原因を共有することに特化したグラフと考えてほしい。

 

利用データによって適切なグラフを選択

データによって得られるインサイト(考察)は基本的に限られている。そのため、利用するデータによってグラフも変わってくるといてても良いだろう。グラフはインサイトを得やすくするツールなので、適切な使い方をしなければその効果はない。また、インサイトを伝えるためのツールであるのでインサイトが得られない結果のグラフを資料に載せて共有するのは避けるべきだ(資料の読者の理解の妨げになるため)。最後にこの記事で解説したことをまとめる。
・縦棒グラフ:時系列データ(10個以内)
・折れ線グラフ:時系列データ(10個以上)
・面グラフ:複数の時系列データ(10個以上)
・円グラフ:割合/構成比率データ(2個以内)
・積み上げ棒グラフ:割合/構成比率データ(2個以上)
・横棒グラフ:アンケート/企業間比較データ
・ウォーターフォールグラフ:株価変動データ

意外と知らないパワーポイントの書き方の基本構成とその名称
意外と知らないパワーポイントの書き方の基本構成とその名称 1024 683 Biz Tips Collection

ミーティングや提案、報告会などの為にパワーポイントで資料作成する事がほとんどだろう。部下に資料を作らせたり、上司から資料の作成を依頼されたり。利用シーンは様々であるが、資料の完成までには複数人携わる場合が通常である。しかし、資料の作成が仕事であるわけではないのでパワーポイントの構成要素の名称や統一的な書き方をいらない方が多い。また、世に出ている資料作成術系の本が資料の全体構成ばかり解説して、一枚の書き方にこだわったモノが少ないことも現状の原因の一つと言えよう。

一方で資料の作成によってお金を稼いでいるコンサルタント達は業務柄から資料の見せ方(書き方)について議論することも多い。若手は資料の全体ではなく一枚の資料を拘って作ることから始めさせられる。
今回はそんなコンサルタント達が利用している1スライド内の名称と常識となっている見せ方について解説する。

 

1スライドの構成要素

以下の図を使って説明していく。

大体どこの会社のパワーポイントフォーマットも以下の構成になっているはずだ。要素が少ないと感じた方の会社のスライドはおそらく要素を多少絞って作成されているもので、必要に応じて追加すべきであろう。

まずは、表題の説明から

表題はそのスライドの結論に関する論点をタイトルに含めると良い。そして、資料全体の目次(アジェンダ)と一致させておく必要がある。とくに、エグゼクティブが多く参加するミーティングでは資料を細部まで読むケースは少ない。目次だけで全体の論点とその結論を確認出来るようにしておこう。

最も重要なキーメッセージ

キーメッセージは一枚のスライドの中で最も重要な部分といえる。それは基本的にそのスライド言いたい事を表現する場所だからだ。資料の作成者の多くは見た目や詳細な内容にこだわり次に触れるコンテンツの部分に注力する。しかし、キーメッセージとアジェンダを確認すればその資料を読み終えたといえるような資料が良質な資料の必要条件といえよう。

コンテンツはシンプルに

真ん中のキャンパスとして使う部分をコンテンツという。「コンサルが意識するパワーポイントの目線7パターン!読みやすい資料を作る」で説明したがコンテンツの書き方は様々である。ただし、どの様なケースも心がけたいのはシンプルさだ。書きたいことを詰め込みたい気持ちはわかるが、キーメッセージの結論にたどり着く論理を簡潔に説明する必要がある。結論への論理展開が難しいほど絵や図をつかって、なるべく短い時間で理解出来るようにしよう。

コンテンツが複雑になった場合はキッカーを

キッカーはキーメッセージより厳選したメッセージを入れる際に使う。結論をなるべくシンプルにしてキャッチフレーズを書くぐらいの気持ちで書くと良い。キッカーを使う場合は、スライド内の論理展開が少し変わるので後述の内容を必ず確認してほしい。

注釈にはデータや書籍の出展を書く

資料の説得力を増すためにデータや書籍の内容をベースに作成することがある。(パトス、エートス、ロゴス)公的資料や著名人のインタビュー等によって説得力を増す。誰が言ったかによって内容が変わるケースもあるので出展を記載するのは重要だ。典型的な注釈の書き方は以下の通りだ。

出展:「繊維業界の設備投資動向について」〇〇総合研究所(2016)

記事やレポートのタイトル、著者、出展の年月日を記載する事も重要だ。読者が出展を確認できるようにurlを入れておく場合もある。

込み入った資料にはナビゲーターを入れる

「資料に全体感がない」、「論理のつながりが悪い」などの指摘を受けた場合、ロジックが複雑になっていることがある。資料構成やストーリーを変えるのも手だが、ナビゲーターをつけて対処する事もできる。ナビゲーターは見ているスライドがそれ以前に出てきたスライドのどの部分に当たるかを示す。

 

1スライドの書き方の基本

これまで1スライドの構成要素について説明してきた。ここからは、書き方の基本としてメインであるキーメッセージとコンテンツ、キッカーの関係性について述べる。まず、一般的なキッカーを使わないタイプだ。このスタイルはコンクルージョンファースト(まずは結論から)で読み手に内容を伝えることになる。

キーメッセージで論点(表題)に対する答えを出し、コンテンツでその結論が導かれるロジックを補完すると言った書き方だ。後述するキッカースタイルに比べて一般的な書き方であるが、冒頭に説明したとおり、このスタイルでキーメッセージに結論を書かないと結論を読み手に説明できないのでスライドが何を言いたいのかわからない資料になるので注意しよう。

次にキッカースタイルだ。
前述ではキッカーにはキーメッセージより厳選したメッセージを入れると解説した。しかし、厳密に言うとキッカースタイルの場合、キーメッセージに書かれる内容は変化し、キッカーには結論を端的に表現する形になる。具体的には以下だ。

キッカーがある場合にはメッセージをコンテンツの概要説明にとどめ、キッカー部分で結論を表現しよう。

 

明確化されてないスライド要素を再確認し、書き方の基本ルールを徹底しよう

本記事で確認したスライド要素は
・表題
・キーメッセージ
・コンテンツ
・キッカー
・注釈
・ナビゲーター
であった。どんなスライドにも必ず表題とキーメッセージ、コンテンツは必須といえる。必要に応じて他の要素を追加して欲しい。また、書き方の基本ルールは二つしかないので、必ずどちらかのルールを徹底してスライドメイキングをしよう。

コンサルが意識するパワーポイントの目線7パターン!読みやすい資料を作る
コンサルが意識するパワーポイントの目線7パターン!読みやすい資料を作る 1024 683 Biz Tips Collection

資料のアウトプットの目標として多く書籍化されている外資系〇〇のビジネススキル。その中でもコンサルタントが得意とするオフィス製品はパワーポイントだ。コンサルタントの作る資料はなぜ綺麗なのか。コンサルタントはパワーポイントの作成時に読み手の目線を意識しているからだ。一般的には3パターンの目線の動きを意識して資料を作る方法が浸透している。しかし、パワーポイントのプロであるコンサルタントは少なくとも7つの目線の動きを抑えている。まずは一般的な目線の動きから説明していく。

基本形の2タイプ。左→右、上→下

まずは基本形から。一枚の絵をみる時、人は最もコントラストがある部分から全体を見ていく。しかし、文字が書かれた紙になると途端に左上側から目を通していく。コレは一種の習慣でこれまでの経験から横書きの文章は左から右、上から下へ読むものという固定観念が植え付けられていることに起因している。仮に横書きの文章が右から左にかかれていた場合、多くの人は読み上げるのが精一杯で、一度で意味まで把握できる人は一握りしかいないだろう。人は一度に多くのことを考えられないのでなるべく基本形に沿った形にして表現すべきだ。

左から右型

左から右型は、時系列・流れを左(古い)から右(新しい)に表現するケースが多い。そのため、よく上記図のように矢羽(アロー)を使って表現される。

上から下型

上から下型はブレイクダウンをする際に用いるケースが多い。いわゆるロジックツリーのように最も重要な概念を上におき、下位層に行くに従って、詳細について記載される。

基本形2タイプは当たり前だろと思う人は多いかも知れない。しかし、1枚のスライドに情報をつめようとするとどうしても何処に書くべきかわからなくなる事がある。そのときは必ずこの基本形2つに立ち戻って欲しい。

基本形の組み合わせタイプ3種類

これから紹介する3タイプは基本形の組み合わせによって成り立っている。表型、Z型、サークル型の順で多く利用されていて、中でも基本形の2つと表型、Z型を合計すると全てのスライドの8割を超えるのではないであろうか。いずれもそれぞれ表現の特性が異なるのでしっかり習得したい。

表型

表型は中でもよく利用されるので作成した経験がある人は多い。ただし、ココで重要なのは基本形で確認した横と縦の項目の順番を気をつけることだ。一番左を中心として時間の流れや論理の順番を意識して作ってほしい。当然、横が時間の流れ、縦が上位概念から下位概念に絶対しなければならないということはないが、なるべくソノように作成したほうが伝わりやすいスライドになる。

Z型

Z型は情報を多く記載する必要がある場合に有効だ。人は情報が多い資料を目にした時、全体を把握するために左上から右上そして、左下、右下というように視線動かす傾向がある。論理展開や重要性にそって左上、右上、左下、右下の順で配置することで言いたいことがスムーズに伝たわる資料になる。

サークル型

サークル型は3個以上の並列の概念の関係性や特性を表現する時によく利用される。Z型との違いは記載する要素(オブジェクトや図)が並列関係にある点だ。そして、サークル型の資料時の目線の自然な動きは中央、上から時計回りとなる。並列とはいえ、理解のしやすい情報から並べるとよいだろう。

インパクト重視型2タイプ

インパクト重視型2タイプはコレまで学んだものに加えてスパイスのような構成と捉えて欲しい。報告書などの1資料の単位で2・3枚使うことで、オリジナリティや資料の完成度を一気に向上させてくれる。インパクト重視型はスライド全体をキャンパスのように利用して伝えたいメッセージ(たとえば、ステップアップしていくポジティブな印象)を絵のような形で表現する。ビジネスシーンで「右肩上がり」「相反する二つの状況」といったコンセプトがよく登場するので以下二つを抑えておけばよい。

右肩上がり型

右肩上がり型は目的のプロセスとその結果もたらされるポジティブな結果という内容の資料に用いられることが多い。基本型の左から右へ要素は守りつつも、上から下のルールを壊してインパクトを与えている。

対立概念型

対立概念型は2項対立の状況を共有し、その上でどのような対策を練るかというような表現をする際に利用する。たとえば、長期利益を獲得するために投資が必要だが、短期利益を獲得するために利益にならないコスト削減をする必要があるといった内容のものだ。目線は最初に真ん中に行き、基本ルールに戻る形で左、右と動く。伝えたい結果を真ん中に書き、その原因を左右に配置すると良い。

目の動きを無視すると、理解の妨げになってしまう

冒頭で触れたように、目線の動きを無視すると想像以上に理解の妨げになる。簡単な実験をしてみよう。以下文章を右から読んで欲しい。
「いよがうほたけか出てっ持を傘らかだ雨らか後午は日今」
簡単な内容の文章であるが、まず読むことに意識をとられて意味の理解に少し時間がかかったであろう。目線の動きを意識していない資料ではコレと同じ状況が発生していることを考えると、見せ方よりも内容が重要とは言っていられない。英語がわからない人に英語でプレゼンするようなものなのだから。

本記事で学習したことを踏まえ、上記画像をパワーポイント作成時のチートマップとして利用して欲しい。目線の動きを意識した資料作成を心がけほしい。

 

変更箇所を一発で確認!パワーポイントの比較機能が知ってるとお得
変更箇所を一発で確認!パワーポイントの比較機能が知ってるとお得 1024 776 Biz Tips Collection

「上司が自分のファイルを最後に修正してくれた。どこを直されたか確認したい。」「ファイルのバージョンが複数あり、どこが違うのか確認したい。」このように、2つのファイルの違いを確認したい時が時々発生する。そんな時、パワーポイントのスライド1枚1枚見て変更箇所を探して確認していないだろうか。実は、パワーポイントにはそんな時に便利な比較機能がある。

 

意外と知られていない比較機能を使って、差分を一覧化!

例えば、自分が作成したファイルを、上司が最終修正してミーティングに利用されることは多いだろう。同じ間違いをしないためにも、上司の技を盗んで自分のスキルを上げるためにも、どこを修正されたのかしっかり知ることは大切だ。しかし、上司は一つ一つ直した箇所を教えてくれるほど時間がいつもあるわけではない。かといって、自分の目で一つ一つ更新箇所を探すのも意外と大変な上、さりげない箇所は見落としてしまうかもしれない。パワーポイントの比較機能はこの問題を一発で解決する。

2つのパワーポイントファイルの違いを表示できる比較機能は、「校閲」タブにある。使うには、「比較」アイコンを押して、比較したいファイルを選択するだけだ。

覚えることはこれだけだ。次に実際に使った場合を見てみよう。

 

2つのパワーポイントを実際に比較

以下の2つのパワーポイントを比較してみよう。

1つ目のパワーポイントを開いた上体で、比較機能を使って2つ目のパワーポイントを選択すると、以下のような画面になる。

右側に、変更箇所が一覧化されている。また、スライド上にも、変更があったオブジェクトには、ノートのようなアイコンがついていることがわかるだろう。これで、変更があった場所は一目瞭然だ。

変更した場所がわかったので、今度はどのような変更だったのか、それぞれについて詳しくみていく。その場合、ノートのアイコンか横の一覧をクリックすれば見れる。

上の画像のように、選択されたテキストのオブジェクトは、文面が「国内」から「日本」に変更され、色が変わり、行頭に点までついたことが一覧で見ることができる。

また、右下に「プレゼンテーションの変更」という欄があることにも気がつくだろう。
今回は例として一枚のスライドで比較したのでないが、ここには例えばスライドのページ位置を変更するなど、プレゼンテーション全体に関連する変更が表示される。

 

ファイル同士の違いを確認するには、比較機能を使うと早い

今回、上司の修正を例としてあげたが、それ以外にもファイルが二つあって、どちらを編集していいかわからず、どこが違うのか知りたい場合もある。また、1つのファイルを複数の人が編集してしまい、それぞれの編集を一つのファイルにまとめなければならない場合にも有効だ。

目でスライド1つ1つ特定するのはかなり時間がかかるし、見落としも多い。このように、動作を自動化できる機能は知っているだけで時間短縮に繋がる。必要になった時のために覚えておくとよいだろう。

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