実務スキル

外資コンサルのかっこいいパワーポイントポンチ絵【登録なし・無料】
外資コンサルのかっこいいパワーポイントポンチ絵【登録なし・無料】 1024 683 Biz Tips Collection

かっこいいパワーポイントを作りたい。おしゃれなスライドで顧客を魅了したい。多くの人は思っているはずだ。
ただ、資料の期限やいい見せ方が思いつかなくて、あきらめたり時間の浪費をしたりすることがある。

きれいなパワーポイント資料を作る代名詞であるコンサルタントが短期間できれいなスライドをたくさん作れるのには訳がある。
それは、スライドの見せ方のストックをたくさん持っているからだ。コンサルタントたちはそれらの見せ方集のことをPowerLibraryと呼んでいる。

ビジネスパーソンのビジネススキル向上を目的とした攻略サイト「BizTipsCollection」では、実際の現役コンサルタントたちが利用しているPowerLibraryを無料・登録なしで公開している。
見せ方やデザインではなく、ストーリーやロジックといったより付加価値の高いところに限られた時間を充ててほしいからだ。

以下では、ダウンロードの方法を紹介する。直接.pptのパワーポイント拡張子でダウンロードできるので、どんどんダウンロートして活用していってほしい。

 

メニューの実務スキル「Power Library」をクリック!

 

好きなスライドテンプレートを選択し、リンク先へ

 

ダウンロードページでDOWNLOADのボタンを押すだけ!

 

以下のリンクからも飛べるのでぜひ、ダウンロードを

 

【画像で解説】パワーポイントで1 枚だけデザイン変更する方法Office 2016|パワーポイント基礎編
【画像で解説】パワーポイントで1 枚だけデザイン変更する方法Office 2016|パワーポイント基礎編 1003 655 Biz Tips Collection

パワーポイントでスライドマスタ(背景)を一部だけ変更する方法を紹介する。 1ページだけデザインを変更したい。表紙だけデザインを変更したい。はたまた、背景をページごとに変えたい。
そんなときに利用できる方法を解説する。
対応バージョン:office 2007・2010・2013・2016・365 solo

 

スライドマスタ(背景)を一枚だけ変更するには

基本的にこれまでのどのバージョンでも一枚だけ変更する方法は同じだ。

1.「デザイン」タブを開らく

 

2.デザインを変更したいスライドを選択

 

3.「テーマ」のプルダウンをクリック

 

4.選択したいテーマを右クリックして「選択したスライドに適用」をクリック

 

なお、自分で作成したテーマはユーザー定義の中に入っているのでそちらを選択すれば完成となる。

 

【画像で解説】パワポの邪魔なデザインアイデアを消す方法|パワーポイント基礎編
【画像で解説】パワポの邪魔なデザインアイデアを消す方法|パワーポイント基礎編 1003 655 Biz Tips Collection

パワーポイントに画像などを貼り付ける際に出てくるデザインアイディア(Design idea)。かっこいいパワーポイントを簡単に作れるように実装されたものだが、まぁ~使わない。デザイナーじゃない限り、多くの場合は基本テンプレートを持っていてそれに沿った形で作る。しかも、勝手に動いて処理が遅くなるので厄介だ。
基本的に自動でデザインリコメンドを行ってくるので、今回はそれを無効(オフ)・非表示にして集中してパワーポイントを利用できるようにする方法を解説する。

 

PowerPoint Design Ideaの機能とは?

デザインアイデアとは、パワーポイント2016から実装されたパワーポイントのデザインアイデアを自動で生成する機能だ。
以下のように画像データを貼り付けると自動でデザインを提案してくれる。

しかし、意外と求めているようなデザインは少なく。多少PCのスピードが遅くなってポップアップを消すという作業を強いられることになった。
重いパワーポイントファイルなどで資料作成している際には、処理がとまるなどの状況にもなるのでパワポ職人の方々にはやめて欲しい機能であろう。

 

デザインアイデアの自動提案機能を無効にする方法

デザインアイデアを消すためにはパワーポイント上で以下の処理が必要だ。

ファイルタブを開く

以下の画像のように「ファイルタブ」のタブをクリックする。

そして以下のように「オプション」を開く

 

オプションの設定

オプションを開くと開いたままの画面「基本設定」に以下のような画像が表示される。

Powerpoint デザイナーの区分の「デザインアイデアを自動的に表示する」のチェックをはずせば、設定完了だ!

 

デザインアイデアの出し方

再度、デザインアイデアを使いたくなり、出すためには逆の作業をすればよい。

Powerpoint デザイナーの区分の「デザインアイデアを自動的に表示する」のチェックを入れれば設定完了となる。

 

もしもの時にデータが消えないように、機能をオフにしておこう!

冒頭で説明したように、本機能は意外と処理に時間がかかる。そのため、重要な未編集のファイルを取り扱っていた場合、最初からやり直すことにもつながる。
以下の作業をしてデザインアイデア機能を無効にしておこう。
1.ファイルタブを開く→オプション→基本設定
2.Powerpoint デザイナー→「デザインアイデアを自動的に表示する」のチェックをはずす

 

【やってはいけない!】現役コンサルが語るダメな資料のNGワード集|パワーポイント基礎編
【やってはいけない!】現役コンサルが語るダメな資料のNGワード集|パワーポイント基礎編 1024 733 Biz Tips Collection

資料作りは以外に繊細なものでダメなワードが入っていると全体の出来が悪く見えてくる。本稿ではダメな資料にありがちなNGワード/タブー集の例を紹介していく。このようなワードがキーメッセージなどに入っている場合はその資料の文章や文言を必ず推敲して欲しい。

 

キーメッセージの重要性

「意外と知らないパワーポイントの書き方の基本構成とその名称」にてキーメッセージの役割は触れたが、資料の最も重要な部分はキーメッセージである。多くの人はスライドの中身の部分(コンテンツ)にばかり気を取られて、場合によってはキーメッセージが存在しない資料すらある。コンサルティングファームのマネージャー職以上がレビューの際にキーメッセージのみを確認するなどはよく目にする光景だ。

以下の資料を見て欲しい。資料の作り手としては細かい論拠(ファクト)などコンテンツのが重要であると感じるかも知れないが、読み手としてはその資料の結果どうするべきか。キーメッセージを認識することが重要とわかるはずだ。

つまり、キーメッセージさえちゃんとしていれば、基本的によい資料となるのだ。

 

キーメッセージはシンプルかつ構造的な文章でなければならない

キーメッセージに長文を書いてしまう人がいるがそれは避けて欲しい。なぜなら、文章の構造が複雑だと読み手は解読することに労力を使うこととなり、内容の理解や判断の能力が鈍るからだ。そのため、主語と述語をしっかりと意識して、形容詞や形容動詞、接続詞の取り扱いには気をつけなければならない。

 

いけていない文章とは

文章が長文になったり、わかりにくいなと感じた場合は以下の点に気をつけて書き直して欲しい。

① :主述関係が不明確
– 述語はあるけど、主語がない
– 主語と述語が離れすぎている

② :「修飾語が多い」
– 変化の著しいIT業界の中、従業員の働きやすさも追求せねばならない貴社は・・・
– 全社的な反対の中発売されたものの、発売以来、順調な成長を遂げてきたA商品は・・・

③ :実はイメージのつきにくい文言
– 「適切で迅速な」対応
– 「顧客ニーズを充分に汲み取るための」検討←

④ :無駄に文章を連ねている
– ~、しかし~
– ~で、~で、~

 

資料へ使ってはいけないNGワード

前章で紹介した「③ :実はイメージのつきにくい文言」はかなりの割合で資料に登場する。その意味を聞かれた時に答えられなければ、資料としては欠陥品となる。冒頭に述べたように以下の文言を使っている際は必ず文言を推敲しよう。

 

NGワードを発見した際は文章を再度推敲しよう

・キーメッセージはパワーポイントの最重要項目
・文章はシンプルかつ構造的に
・NGワードと以下の要素に気をつけよう
①:主述関係が不明確
②:「修飾語が多い」
③:実はイメージのつきにくい文言
④:無駄に文章を連ねている

 

 

 

 

【3分でわかる】例説!エクセル 絶対値を計算する方法 | エクセルテクニック基礎編
【3分でわかる】例説!エクセル 絶対値を計算する方法 | エクセルテクニック基礎編 1024 667 Biz Tips Collection

エクセルを利用して分析や報告書を作成する際に意外と手間取る絶対値の計算方法について解説する。例えば、ビジネスシーンでは目標値との乖離を分析するなどの絶対値を計算上求めることがある。そんな時に利用する関数について解説する。
また、絶対値で平均値・最大値・最小値・合計などを出す方法についても解説するので必要があれば確認して欲しい。

なお、絶対値とは0からの距離のことを指し。マイナス(ー)を取った数値のことを言う。

 

絶対値を計算する関数はABS

絶対値を計算する関数はABSというもので、絶対値の英訳であるAbsolute valueの頭文字3文字を取った関数となっている。

(括弧)内の引き数はセルだけではなく数値、数式でも可能だ。戻り値は(括弧)内の計算結果の絶対値が返ってくる。

 

絶対値を使った平均値・最大値・最小値はひと工夫必要

絶対値の取り扱い方法は大して難しくないがひと工夫必要だ。直感的に考えられる各関数の引数にABS関数を呼び出すのみの以下の計算式では正しく計算されない。

これは、ABS関数の引数が「セルの範囲」ではなく「セルの指定」を求めているためである。これを受けて絶対値を求める用の新しい列を計算する方法もあるが、今回はそれをせずに平均、最大値、最小値を計算するセルの計算式のみを計算する方法を解説しよう。

解決策は簡単で計算式を入力後「Shift」+「Ctrl」+「Enter」を押すことで同様の結果にもなる。中をみてみると誤った関数が{}で囲まれている。このショートカットをせずに{}で囲むだけでは処理は実行されないので気をつけて欲しい。ショートカットとしてこれはCSE数式というもので、範囲指定されている計算を個別に計算するという命令をする関数だ。これにより、エラーになっていた関数が計算可能になる。

 

目標値から乖離した店舗売上の計算例

以下では各店舗の売上が目標値からどれだけ乖離するかを検討する例を通して前章「絶対値を使った平均値・最大値・最小値はひと工夫必要」の詳細について解説する。

上記の表の通り、誤った関数で作成したものと正しい関数で計算したもので計算結果に差が出ることに注意して欲しい。例えば、最小値の計算では誤ったほうでは20となっており、最も小さい-20が絶対値化された値となっている。しかし、ココでほんとにほしい数値は0であるはずなので必ず正しい「Shift」+「Ctrl」+「Enter」を利用しよう。

 

まとめ

・絶対値の計算はABS関数
・ABS関数で平均値、最大値、最小値を返す際は「Shift」+「Ctrl」+「Enter」を押すこと!

この2点に注意して絶対値を利用した計算をおこなって欲しい。

 

【コツ徹底解説!】エクセル データ整理・クレンジングの早ワザと失敗例②|整理方法
【コツ徹底解説!】エクセル データ整理・クレンジングの早ワザと失敗例②|整理方法 1024 671 Biz Tips Collection

前回の「【コツ徹底解説!】エクセル データ整理・クレンジングの早ワザと失敗例①|作業設計」では、膨大なデータをエクセルで整理する際に気をつけなければならないことについて触れた。データの内容を確認し、どのようなデータへ整理していくかの設計図を作成し、上司と握ることが重要と述べた。今回は実際のデータ整理においてどのような方法(エクセルの帰納や関数)を利用してアウトプットデータを作成していくか述べるものとする。

なお、本シリーズで説明する内容は筆者が考える最短でデータ整理をするために利用する方法論と全機能である。複雑な関数や機能を利用することで欲しいデータを作ることは可能かもしれないが頭を使ったり、試した結果できなかったりすることを考慮すると本稿で紹介した手法のみでデータクレンジングをやり遂げる気持ちで業務を遂行して欲しい。

 

エクセルでデータ整理を行う際に利用する機能と関数

前回整理するデータに葉以下の3種類のデータがあることを紹介した。まず、データの項目の内容を確認する際とそれらのデータを整理する際に利用するエクセルの機能と関数を対応させて紹介する。
データの項目の内容を確認
ー重複削除
-フィルタによる降順並び替え
-区切り位置の指定

重複データ
ーフィルタを利用したフラグ付け
ー重複削除

Nullデータ
ーフィルタを利用したNullデータの書き換え

異型データ
-一括置換
ー全角カナを半角カナに変換するASC関数
-文字データを数値データにするVALUE 関数
-【参考】表示形式の変更が反映されない場合に利用するVBA

 

重複削除

重複削除は「データの項目の内容を確認」と「重複データ」の整理の際に利用するエクセルの機能だ。機能の内容は文字通り、選択した範囲から同一のデータを削除する機能だ。これにより、データ項目に重複したデータがどれくらいあるかを把握し、実際に重複しているデータを消しこんでいくことになる。

それでは具体的な利用方法について確認していく。なお、以下同様の整理手法についても同様であるが、作業する際は必ず元データを直接編集しないようにして欲しい。元データを残しておかないと、作業に失敗した際など、元に戻れなくなる恐れがある。

 


重複削除機能は、以上の様にデータタブのデータツール内にある。
項目をクリックすると以下のようなポップアップが出現する。

 


この画面ではデータが重複している場合に一緒に消すデータの列を選択する画面だ。データ項目の内容の確認の場合は対象となる列のみを選択してやればいいので重複確認をしたい項目のみチェックしてその他全てのチェックをはずす。重複データ削除の際はレコードを同時に削除するので重複をチェックしたい対象となるカラムの列を選択しておこう。

こうして重複データを削除していく。

 

フィルタによる降順並び替え

フィルタによる降順並び替えは、「データの項目の内容を確認」で利用する機能だ。その他の作業でも実施作業が反映されているか確認する際に利用できる。内容は、フィルターをかけてあいうえお順や数字順に並べ替える機能だ。不規則なデータを一定の規則によって並び替えることでデータの規則性を把握しやすくなる。

使い方は以下の通りだ。
整理するデータ全体を選択し、以下のボタンを押す。フィルターボタンはデータタブの並び替えとフィルター内に存在する。なお、データの項目名(カラム)を設定せずに空白にしているとフィルターを正しく設定できないので、メモ的なカラムだったとしても何かしらの名前をカラムに命名しよう。

フィルタボタンを押すと、下の図のような▽マークがカラムにつくので並び替えをしたいカラムの▽マークをクリック。
すると、ポップアップが出てきて降順を選択しよう。

 

 

区切り位置の指定

区切り位置の指定は「データの項目の内容を確認」の際にひとつのデータになっているが分解すれば使えるデータを整理する際に利用する。カンマ区切りのデータやIDなどの采番規則内に年齢が含まれていることがわかった場合などに利用する。例えば、「男性,44歳,東京都」・「22114898020170912」(最後の8桁が日付になっている)などの場合だ。

利用法は対象となるセルを選択し、データタブのデータツールにある区切り位置をクリックする。

どの後、どのような区切り方をするかの以下のような画面が出てくるので、データに応じて設定をするだけだ。なお、分割されたデータは右側のセルにずれていくので、右側にデータの入ったセルがないような状態にして利用しよう。

なお、左右のデータのみの抽出であれば、RIGHT関数やLEFT関数、MID関数を利用したすることで大体可能だ。
利用方法は
=RIGHT(対象となるセル,抜き出す文字数)
だけで完了だ。

 

フィルタを利用したフラグ付け

フィルタを利用したフラグ付けは、「重複データ」で利用する機能だ。そもそもフラグ付けとは作業者が認識できる目印のようなもので、例えば「男」で「50歳以上」の人にフラグをつけて管理しやすくしようとする場合などに使える。名寄せの際などに同姓同名だが違う人を見分けるフラグとして利用するのも効果的だ。

使い方は前項のフィルタと同様のなのでフラグ付けをメインに解説する。フラグの付け方は簡単だ。
以下の図のように対象となるもの1,0などのフラグをつければよい。まずは手作業でやる場合。

フラグ用のカラムを作り、先ほどの手順でフィルターをかける。
その上で、例えば40代の人を抽出するのであれば、▽マークがカラムを選択し上記図真ん中の図ように40代にチェックを入れる。

その上で、フラグのセルに1を入れていく。この際、データ量が多い場合コピー&ペーストを使いたいが気をつけて欲しい。単純にコピー&ペーストをするの消えているはずのレコードにも1が入ってしまうので以下の手順をはさんでコピー&ペーストを実行しよう。

もうひとつの方法として関数を使う方法がある。利用する関数は最も有名なIF関数だ。
IF関数で必要な条件を立てて”1”、”0”などのフラグを立てるのも良いだろう。

 

フィルタを利用したNullデータの書き換え

フィルタを利用したNullデータの書き換えは、「Nullデータ」を整理する際に利用する機能だ。Nullデータがあると集計作業で問題が発生しやすいのでN/Aなどを入れるようにしよう。

利用方法は前項で説明した「フィルタを利用したフラグ付け」のフラグと同様のやり方でフラグの代わりにN/Aを記載すればよい。

 

一括置換

一括置換は「異型データ」の修正で利用する。機能は「マチガイ」→「マチガイ」などに置換することだ。Ctrl+Hで置換ポップアップの呼び出しが可能である。タブでは以下、ホームタブの編集の一番右側にある。

 

全角カナを半角カナに変換するASC関数

ASC関数は「異型データ」の修正で利用する。機能は全角文字を半角文字に変換する。逆に半角文字を全角文字に変換するのはJIS関数だ。状況によって使い分けて欲しい。いずれの関数ももともと全角または半角のものはそのまま表示されるので、本関数を記載した列追加すればそのまま利用可能となる。

利用方法は
=ASC(対象となるセル)
だけで完了だ。

 

文字データを数値データするVALUE 関数

VALUE 関数は「異型データ」の修正で利用する。機能は文字データを数値データに変換する。アクセスを知っている方であればより意識をしたことがあるであろうが、データには型というものが存在する。エクセル上で文字データとして認識されている”1”は、例えばSUM関数などで集計することが出来ない。データ型の詳細説明は省くが、この関数はデータ型を修正しカウント可能なものに変更する。

例えば、電話番号などは文字データとして認識されるケースが多く、データの抽入方法によってはIDなどの連番も文字データとしてカウントされてしまうことがあるので、それを数値として利用したい場合に本関数を利用する。
データ型は下記の表記を見れば確認可能だ。

利用方法は
=VALUE(対象となるセル)
だけで完了だ。

 

【参考】表示形式の変更が反映されない場合に利用するVBA

なお、上記「文字データを数値データするVALUE 関数」で解説したデータ形式は以下のように変更することも可能だ。

しかし、データが量が非常に多い場合、データ型の表示は変わっているのにセル内部に反映されていないケースがある。その際、いちいちセルをクリックしなければ反映されない状況になってしまうのでデータ量が多い場合は実行性にかける。そんな時は以下のVBAを試して欲しい。

方法は、開発タブにあるVisual Basicを押して以下の作業を図の通りに実施するのみだ。選択されている列を上から順にクリックするというVBAなので自動でクリック反映作業を実施してくれる。

以下、コードをコピペしてそのまま図の通りに貼り付けて実行しよう。

Sub reconfirm()
For Each e In Selection
e.Value = e.Value
Next
End Sub

 

知ってる方法でどう解決するかに注力しよう!

冒頭に解説したとおり、上記で紹介した方法がデータクレンジングを行うのに必要最低限かつ十分な手法だ。エクセルにはさまざまな機能があり大変便利であるが機能や関数の理解が不十分であると思わぬ作業手戻りにつながる。あたらしい方法を試すのものよいが知っている方法でどう解決するかに注力しよう。一方で、確かに新しい方法を使えるようになると作業設計の幅が広くなるのも事実だ。一回のデータクレンジングにつき新しい方法1個くらいを目安に習得していくのは悪くないかも知れない。

最後にまとめとして、必要最低限かつ十分な手法をおさらいする。
データの項目の内容を確認
ー重複削除
-フィルタによる降順並び替え
-区切り位置の指定
重複データ
ーフィルタを利用したフラグ付け
ー重複削除
Nullデータ
ーフィルタを利用したNullデータの書き換え
異型データ
-一括置換
ー全角カナを半角カナに変換するASC関数
-文字データを数値データにするVALUE 関数
-【参考】表示形式の変更が反映されない場合に利用するVBA

【コツ徹底解説!】エクセル データ整理・クレンジングの早ワザと失敗例①|作業の設計
【コツ徹底解説!】エクセル データ整理・クレンジングの早ワザと失敗例①|作業の設計 1024 671 Biz Tips Collection

エクセルで膨大なデータを整理しなければならないことはないだろうか。ほとんどの場合は顧客データの整理などマーケティング関連の業務だ。データ整理(データクレンジング)のゴールはデータ分析であることが多いが、きちんとしたシステム設計をしていない限りかなり雑多なデータとして蓄積されているケースが多い。現場のオペレータがメモ代わりに使っていたり、記載方法の教育が徹底されていないからだ。おそらく、この記事を見ていただいている読者はとりあえず手をつけたものの途方もない作業に気が遠くなり簡単な方法がないか模索した結果であろう。

データクレンジング業務には手戻りが必ず発生し、結果としてかなりの時間がかかる。本シリーズで紹介する内容を読み、もう一度業務の設計を見直して、少しでも早くデータ整理の呪縛から開放されて欲しい。

なお、本シリーズで説明する内容は筆者が考える最短でデータ整理をするために利用する方法論と全機能である。複雑な関数や機能を利用することで欲しいデータを作ることは可能かもしれないが頭を使ったり、試した結果できなかったりすることを考慮すると本稿で紹介した手法のみでデータクレンジングをやり遂げる気持ちで業務を遂行して欲しい。

 

データ整理の流れをもう一度確認

データ整理の流れは以下の通りだ。

データ項目を確認し、アプトプットイメージを作成、データ整理実施となる。

後半のデータ整理作業の実施項目が多いので、そちらに目が行きがちだ。しかし、データ項目の確認とアプトプットイメージの作成は、手戻りの発生を最小限に抑えるために非常に重要な作業となるのでしっかり行うべきであることを頭に入れて欲しい。

 

①まずは対象となるデータ量の確認しよう

基本的に本記事を見ていただいている方はエクセルでデータ分析を実施しようとしているだろう。エクセルでは最大で1,048,576 行× 16,384 列(2018年時点)のデータを処理可能となっている。しかし、データの切り貼りや関数の入力、複数シートを利用することを前提にすると1万行程度までが限界であることを覚えておいて欲しい。

通常のデータでは1行(レコード)に対して10~20列項目(カラム)が存在する。それに加え、データを整理したり、分析用のフラグをつけたりするバッファーとして30行ほど追加で使うことを考えると50列程度。約1万行×50列程度でエクセルが重くなるのだ。重くなるというのは具体的には計算や保存に異常に時間がかかることを指す(1分以上)。これ以上時間がかかる場合データが破損したり、計算結果・保存の反映が適切に行われているか不安が残るため利用を避けるべきだ。

なお、これ以上の膨大な計算を実施する場合はエクセルでなくアクセスなどを用いるが、アクセスを用いた分析方法の紹介はまた、別の機会に紹介するものとする。

 

②データ整理の目的と整理するべきデータ項目をもう一度確認しよう

データ整理の目的は基本的に分析となるはずだ。分析をする際に必要となる整理すべきデータが何であるかをしっかり認識しよう。分析は○○×○○の掛け算で行われる。例えば、男女×購買金額などだ。膨大なデータをデータ項目(カラム)で抽出(ソート)し、集計する。そのため、整理するべきデータはある程度絞られるはずだ。

データベースによっては受付IDと顧客IDが別々に采番されていたりして、氏名などが重複する顧客が非常に多くなっているものもある。仮に分析の目的が顧客属性の分布の把握であった場合、受付IDの整理は不必要な作業になるわけだ。

つまり、目的が分析であれば分析をするために必要なデータを想定し、そのデータがどういう形で表現されていれば十分か確認しよう。例えば、商品がどういう顧客に購入されているかが重要なのであれば、顧客の名前などは重要でなく、年齢や性別、家族構成などと商品がひもづいてさえいればよいのだ。

 

【参考】データの整理とはどういうことか?

そもそも、データ整理とどういった作業なのか?正しい形式のデータになっていれば整理はする必要はない。そのため、データとして正しい姿にするのがデータ整理といえよう。データとして正しくない姿のデータは大きく分けて3タイプ存在する。

正しいデータとは分析するために必要なデータの定義で各データが蓄積されている状態のことを指すのだ。そのため、前項で解説したように、分析をするために必要なデータを想定し、そのデータがどういう形で表現されていれば十分か確認する必要がある。

 

③クレンジング作業の設計

作業実施前の最後のプロセスとしてクレンジング作業の設計がある。設計をせずに、たぶん、こうすればよいだろうなという思い切りで進むと思わぬ落とし穴にはまることがある。これまでやった作業が無駄になり、場合によってはこれまでやった作業と同じ作業をするはめになることさえある。

例えば、名寄せ作業(同一人物をひとつのデータにまとめること)をすることに気を取られ、顧客IDのデータ欠損に気づかなかったとする。顧客IDをベースに名寄せ作業を開始したが、顧客IDのデータ欠損に気づき顧客IDの欠損数を調べたら8割が欠損していた。結局、性別と年齢と住所を元に名寄せ作業をするしかなくなった。こういった失敗例はよく存在する。

そのためにオススメしたい作業の進め方は2つ。「データの不備の把握・整理の順序決定」と「小まめなデータ保存」だ。クレンジング作業の設計はこの二つで構成される。

データの不備の把握・整理の順序決定
②データ整理の目的と整理するべきデータ項目をもう一度確認しようで絞った整理する対象を決定した上で、それぞれのデータにどのような不備が存在しするか確認する。その上で、データの不備の修正作業がどのように他のデータに影響を及ぼすかを検討し、整理する順序を決定する。これにより基本的に失敗しないデータの整理方法が明らかになるはずだ。

なお、「データの不備の把握・整理の順序決定」は必ず資料化しよう。どんなに作業の設計をしたとしても新たな不備の形がでてくる可能性がある。システムの入力できちんとした設計がされていない限り完璧なデータにするのは非常に骨が折れる。「こういうデータ不備がメインだったので、こういう処理でデータを整理しました。」という資料があり、それを上司などと握れていれば、基本的に手戻り作業は発生しない。上司も完璧を求めることが生産性の観点から不要であることを認知することが出来るからだ。

小まめなデータ保存
ひとつの資料を上書きしていく形で作業を進めるのはとても危険だ。想定していなかった大きな不備が発見されたり、データが重くなりファイルが壊れる可能性もある。出来れば作業ごとに新しいファイルを作成していくのが理想であるが、3作業ごとを目安に新しいファイルを作成していくルールで作業しても良いだろう。その際、何の作業をしたかわかるようにファイルを命名するとよりわかりやすい。

 

データクレンジングでは作業の設計が重要!

これまで解説したように、データ整理はデータの把握と作業の設計が肝だ。手戻りしたり、上司からつき返されたタイミングでせっかく作業した内容が無駄になる。きちんと作業の設計をして上司と作業手順を握ろう。

次回は【参考】データの整理とはどういうことか?で解説した欠損例に応じた具体的な作業方法について解説する。具体的な作業は以下のようなプロセスで進むだろう。

冒頭に述べたとおり、複雑な関数や機能を利用することは必ずしも最短・精緻なデータを作ることに適していない。本稿で説明した内容をしっかりした上で、次回説明する手法のみで作業を完了させることを心がけてほしい。

次回は「【コツ徹底解説!】エクセル データ整理・クレンジングの早ワザと失敗例②|整理方法」で確認可能だ。

現役コンサルが語る!プレゼンテーションのたった二つの手法②|シーン別のストーリー構成
現役コンサルが語る!プレゼンテーションのたった二つの手法②|シーン別のストーリー構成 1024 683 Biz Tips Collection

良いプレゼンテーションのもっとも重要なポイントはストーリー構成だ。つまり、プレゼンのシナリオ(流れ)がどれだけ聴衆に伝わりやすいかにかかっている。ビジネスにおけるパワーポイントを利用した業務の多くはプレゼンテーションやミーティングにおける情報共有・意思決定がメインだ。これらの目的を意識してプレゼンテーションをより良いものにしていこう。前回の「現役コンサルが語る!プレゼンテーションのたった二つの手法①|シーン別のストーリー構成」にて、ストーリーライティングの2つの方法、目的別の使い分け、TED型の演繹的なストーリー展開について述べた。本稿では、コンサル型の帰納的なストーリー展開、TED型・コンサル型の共通で気にしなければならないことについて述べていくものとする。

 

コンサル型はトップダウン。帰納的なストーリー展開

コンサル型はトップダウンというのは結論を最初に述べる(コンクルージョンファースト)という意味だ。意思決定・情報共有が目的の場合は結論が明確になっている必要がある。

いわゆる、話の順序の例として「起・承・転・結」、「5W1H」、「序・破・急」などがある。これらはストーリーライティングのフレームワークとしてよくあげられるがすべてTED型である。そのため、共感を煽ることは出来るが行動につなげることは得意でない。なぜなら、回りくどいからだ。

TED型に比べて、コンサル型のストーリーは単純。「増資をするべきです!なぜなら、AがBでお金が足りないからです。」という何をするべきでそれはなぜかという非常にシンプルな構成になる。

比較してみればよくわかると思う。
TED型:
最近、風が強くなって土ぼこりがよく舞っています。この会場にくる際も土ぼこりは目に入りました。
実は私の友人には土ぼこりが目に入り盲人になった人がおり、この土ぼこりの多さでは盲人の方が増えると考えているます。
私の友人の盲人の多くは三味線で生計を立ている方が多いので、今後三味線の胴を張る猫の皮の需要が増えるでしょう。
猫が減るとねずみが増え、そのねずみは桶をかじります。皆さん、チャンスです。桶屋を始めましょう!

コンサル型:
今日皆さんに言いたいのは、桶屋を始めましょうということです。
いま、桶をかじるねずみが増え、桶の需要が急増しています。というのも、本来ねずみを食べて減らすはずの猫が三味線需要の増加で減っているからです。なぜ、三味線需要が増加しているかというと近年の強風の影響により、土ぼこりが舞い、盲人が増加しているためです。いまがチャンスです。風が強くなっているので桶屋を始めましょう!

如何だろうか。TED型を読んだ際、何の話だ?となった方が多いのではないだろうか?そして、あー桶屋の勧誘か・・・という気持ちで終わる。
一方、コンサル型の方は、桶屋を始めるべき!という点がはじめに明確に伝わってくる。聴衆はまずなぜ?と感じるだろ。その後の論理展開に違和感がない場合、「桶屋を始めるのは理にかなっている。」という印象が植え付けられる。

このように、伝えたいことが明確な分、コンサル型の方が意思決定・情報共有というコンセプトを伝える場合においては有利なのだ。
コンサル型の帰納的な論理展開の作り方は以下の通りだ。

図のようにまず結論を述べ、その理由を3点以内で挙げる。その理由をサポートする例はそれぞれの理由を述べるタイミングで補足として述べる。コツは最初で述べたことを最後にまた復唱することだ。ヒトは思っているほど複雑なことを覚えることが出来ない。論理展開や論証が多い場合はなおさらだ。なので、伝えたいコンセプトにインパクトを出すために最初に伝え最後に復唱する。

ビジネスで重要なのは結果、何をするか?なので、基本的なビジネスシーンではコンサル型を活用すると良いだろう。
一部、新規事業立案(新規事業をやりきる気概があるかどうかも新規事業においては重要な意思決定要素のため)や前回の記事で述べたコンセプトを伝えるものについてはTED型のほうが有利だ。

 

TED型・コンサル型の共通で気にしなければならないこと

TED型とコンサル型に共通して気をつけなければならない点は、緩急をつけることである。
TED型の場合は細かい共感を呼ぶ要素を強調し、コンサル型は伝えたいコンセプトとなぜそうなのかという理由を強調する。
人の集中力は長くづづかないので、より目的に沿ったポイントに力を入れることが重要だ。

TED型であれば「こういう経験はありませんか?」
コンサル型ではあれば「Xだ!な・ぜ・な・ら!~」

といったようにだ。

 

あるべき論に囚われすぎないように

一般的に言われているプレゼンテーションのあるべき論はそのメソッドの有用性ばかり語り、どのような場面でその手法を使うべきかについて触れていないものが多い。本稿で解説したようにプレゼンテーションの目的を必ず明確にして、こういう目的だからこのプレゼン手法を選択したといえるようになっていただきたい。
なお、共感を呼んで、意思決定を促すというより高度なプレゼン手法も存在する。しかし、分解すると共感パートと意思決定のための説得パートに構成を分けているだけだ。まずは基本をしっかり押さえ、どのような目的にはどちらの手法というところをしっかり抑えて欲しい。

以下、本稿のまとめをして締めくくりとする。
・プレゼンの目的は共感または意思決定(+情報共有)
・共感=TED型、意思決定=コンサル型
・TED型はボトムアップの演繹法
・コンサル型はトップダウンの帰納法

※前回の記事:「現役コンサルが語る!プレゼンテーションのたった二つの手法①|シーン別のストーリー構成

現役コンサルが語る!プレゼンテーションのたった二つの手法①|シーン別のストーリー構成
現役コンサルが語る!プレゼンテーションのたった二つの手法①|シーン別のストーリー構成 1024 683 Biz Tips Collection

良いプレゼンテーションのもっとも重要なポイントはストーリー構成だ。つまり、プレゼンのシナリオ(流れ)がどれだけ聴衆に伝わりやすいかにかかっている。ビジネスにおけるパワーポイントを利用した業務の多くはプレゼンテーションやミーティングにおける情報共有・意思決定がメインだ。これらの目的を意識してプレゼンテーションをより良いものにしていこう。

 

ストーリーライティングの方法は2つ!TED型とコンサル型

あるべきプレゼン資料の作成について調べると大きく2つの派閥に分けられたあるべき姿が語られる。皆さんがよく業務で利用するは論理型で起承転結を意識しろだとか、結論を最初に持ってこようといった内容のものだ。一方で良いプレゼンテーションの典型例としてTEDの映像が紹介されていて写真だけのプレゼン資料で主張を述べている。

かっこいいプレゼンを行いたいのでTED型のプレゼンを試みるが、大切な詳細まで資料に書く必要もあるため、プレゼン資料はコンサル型で作成してしまう。そうするとプレゼンが上手くいかない。そういった経験はないだろうか?具体的にいうとコンサル型で徹底しろといわれている結論を最初に持ってくる方法と共感を煽った上で結論を言うTED型。両者は両立させるのは難しいのだ。

ではどうしたらいいのだろうか?
おそらくプレゼンテーションにおける適材適所を理解していないため、上記のような状況になっているといえよう。表題でも申し上げたようにプレゼンのストーリライティングの方法は2つある。TED型とコンサル型だ。実はこれらはプレゼンの目的によって本来使い分けられるべきなのだ。

 

プレゼンの目的は共感または意思決定。目的に応じてストーリーを切り替えろ!

プレゼンの目的には「共感を得ること」と「意思決定を促すこと」の2つがある。聴衆に対してどのように動いてもらいたいかを想定して行うのがプレゼンテーションだからだ。仮に聴衆がどのように動くかを期待していないならば、トイレのドアか2chの掲示板に書き込むだけにして欲しい。

例えば、聴衆のみんなに内容を賛同してもらい自身が実行する応援をして欲しいので在れば、それは共感型。聴衆のみんなに協力してもらい一緒にアクションに移すように迫るのであれば意思決定型だ。微妙な違いであるが、応援してもらうだけ(出資を募る場合も一部含む)か、聴衆に実行を求めるかで大きく目的が異なってくるのだ。

感の良い人はお気づきだろうが、
共感が目的の場合はTED型のストーリー
意思決定・情報共有が目的の場合はコンサル型のストーリー
を作成していくべきなのだ。

本来、アクションを促すには共感も必要なのだがビジネスでは基本的に社や部署の利益になるかどうかで実施の有無が判断される。そのため、共感を得るプロセスは飛ばして、実行する意思決定をしてもらうことに終始すればよい。ただし、注意して欲しいのがビジネスの場といってもクリエイティブな創作物について「これでいい」と承認をもらう場合(広告業界・デザイン業界)、TED型のストーリーを作成することも多い。それは「これでいい」という意思決定が論理的なものでなく、個人の感性にゆだねられるためだ。

使うべきポイントを理解してもらった上で、以降ではそれぞれの良いストーリーの作成方法を解説していくものとする。

 

TED型はボトムアップ。演繹的なストーリー展開

これまで述べてきたとおり、TED型は共感を誘い聴衆に賛同・応援してもらうことが目的だ。聴衆に共感してもらうためには共感を得られる心情的な下地を整えることが重要だ。そのため、結論からはじめるようなプレゼンは適しておらず、おのずと演繹的なストーリー展開をする必要がある。
ココではまず、共感の下地を作る必要性とそれを進めるために必要な演繹的なストーリー展開について解説する。

 

共感の下地を作る必要性

そもそも、人はコミニケーションを通じて自身の考えや意思を明確にしていく。あくまで、自身の考えや意思というものは相対的なもので他者との差分を意識して形成されるのだ。しかし、プレゼンテーションは一方通行でありコミニケーションに必要なキャッチボールが発生しない。プレゼンテーションという形式をかたどっている限り、限界があるのだ。この問題は古代ギリシャ時代から課題として認知されており、最古にして最高権威であるアリストテレスの弁証論でも語られている。

ここで考案されたのが聴衆に信頼してもらった上でプレゼンをしていくという手法だ。同じ感覚や境遇から得られるであろう感情・感覚を伝え、それを解決するためにこうするのだというヒロイズムを演出するのだ。このようなプロセスでプレゼンを進めることで、自身の意見を考えてくれた意見という疑似体験をし、コミニケーションと同等の考え・意思の形成(賛同・言応援)が促されるのである。

ここで重要なのは、どれだけ大多数の聴衆と感覚を共有できるかだ。参加者にどのような人物が来るかを予測し、その人たち刺さりそうな経験・感覚を考える。共感を誘う段階ではそれができるだけ具体的なほうが良い。具体例やたとえ話からするのが良いだろう。

 

演繹的なストーリー展開の構築の仕方

演繹的なストーリー展開とは「絶対に正しいものに依拠して論理をすすめる」ことである。具体的には「空」・「雨」・「傘」のような論理展開だ。
・空―「空は曇っている」(事実認識)
・雨―「ひと雨きそうだ」(解釈)
・傘―「傘を持っていこう」(判断)

誰が聞いても「そうだよね」といえるような論理で展開する。コツは3つ(人間の認知限界が3~4といわれているため)程度のシンプルな要素に絞ることだ。下記の図のようにそれぞれの要素を前提・事実・結論に当てはめ、後は前提・事実・結論の例を挙げて共感を誘う。

もっといろいろしゃべることがあるという方もいるだろうが、TEDなどでよいと評価されているプレゼンは本当にシンプルなのである。

今回は長くなったので、一旦ココで締めくくることとする。
次回、「現役コンサルが語る!プレゼンテーションのたった二つの手法②|シーン別のストーリー構成」では以下の項目でコンサル型のストーリ展開とTED型との共通点、プレゼン資料作成に臨む姿勢について解説していくこととする。
・コンサル型はトップダウン。帰納的なストーリーを作成しよう
・TED型・コンサル型の共通で気にしなければならないこと
・あるべき論に囚われすぎないように

 

エクセル2016チェックボックスの作成と簡単な大きさの変更 | エクセルテクニック基礎編
エクセル2016チェックボックスの作成と簡単な大きさの変更 | エクセルテクニック基礎編 1024 709 Biz Tips Collection

社内アンケートや調査アンケートの作成時にチェックボックス(レ点)を利用することがあるだろう。アンケートの内容が決まっているのに、いざエクセルに落とし込むと使い慣れていない機能を多く利用することになるので作成に一苦労する。そんな中でつくり方がわからないとよく問合せを受けるのがExcelのチェックボックスの作り方とその大きさの変更方法だ。他者に見せることが前提の資料であるため、その体裁を整える必要があるが特に使い方がわかりづらい。Webで調べるとマクロを編集してなど小難しいことばかりでてくる。簡単に体裁を整えたい方は頭を悩ませているはずだ。今回はチェックボックスの作成方法とその大きさの整え方について解説する。

なお、大きさの変更については後半に記述しているのでそちらが気になる方は前半の作成方法は読み飛ばしていただきたい。

 

複数回答可のアンケート項目に必要なチェックボックス(レ点)

アンケートを作成する際、その回答を簡単にするために選択式やチェックボックス式を利用する。特にチェックボックス式は複数回答を可能とする際に利用される。

エクセルの初期設定では画面に、チェックボックスを挿入するボタンがない。そのため、まずはチェックボックスを挿入するボタンを出現させる準備が必要となる。

 

①:作業画面最上部のセーブボタンの横になる▼ボタン(クイックアクセスツールバーのユーザー設定ボタン)をクリックする

 

②:出てきたメニューの「その他のコマンド(M)」をクリック

 

③:Excelのオプションというウインドウが出てくるので、左端の「クイックアクセスツールバー」をクリック

 

④:「コマンドの選択(C)」下のプルダウンリストをクリックするとメニューが出てくる

 

⑤:そのまま、「リボンにないコマンド」をクリック

 

⑥:出てきたメニュー中に「チェックボックス(ActiveXコントロール)」をクリックする。右隣の四角内に「チェックボックス(ActiveXコントロール)」という項目が出現したのを確認してから「OK」ボタンを押す

 

⑦:最初の▼ボタンの横にレボタンが出てくるのでそれをクリックすればチェックボックスの作成完了だ

 

チェックボックスの大きさの変更

ココで作ったチェックボックスは大きさを変更しても中身のボックス自体の大きさは変更されない。これが皆さんの悩みの種だ。以下では、3ステップで大きさが変更される方法を解説する。

 

①:チェックボックスを1セル分にあわせたら、チャックボックスで右クリックを押し、「コントロールの書式設定」をクリック。

 

②:「コントロールの書式設定」をプロパティタブに切り替え、「セルに合わせて移動やサイズを変更する」を設定、OK。

 

③:あとはセルの大きさを変更するだけ

 

体裁を整えて、回答率の高いアンケートを作成しよう

アンケートの回答率は答えやすさに直結する。今回説明したチェックボックスの作成やその大きさの変更はアンケートの答えやすさに関連する部分なのでしっかり抑えておきたい。
また、このような細部へのこだわりは必ず将来評価につながるのでしっかり、習得しておこう。